La politique intitulée Appraisal of Academic Programmes at Concordia University a été adoptée par l’Assemblée des gouverneurs et par le Sénat de l’établissement en décembre 1999. La politique privilégie une approche d’évaluation par programme et elle stipule, entre autres, que l’évaluation périodique fait partie intégrante du processus institutionnel de planification académique. La périodicité du cycle d’évaluation est de sept ans.

La mise en œuvre de la politique est placée sous la responsabilité du doyen de faculté et du doyen des études supérieures, le cas échéant. Ceux-ci en déterminent les particularités pour tous les programmes qui relèvent de leur responsabilité, en concertation avec le vice-recteur exécutif aux affaires académiques (également Provost) et avec le responsable de l’évaluation périodique des programmes (Chair and Convener of University Academic Appraisals).

Chaque doyen et chaque directeur d’École affecte un vice-doyen ou un adjoint au dossier d’évaluation des programmes. Cette personne peut compter sur la collaboration du responsable de l’évaluation périodique des programmes pour réaliser la tâche qui lui est confiée. Le même soutien est assuré au président du comité institutionnel qui intervient à la troisième étape du processus.

Chaque faculté a la responsabilité d’établir le calendrier d’évaluation des programmes qui relèvent de sa responsabilité et de le soumettre pour approbation au comité académique du Sénat (Senate Academic Programmes Committe). La faculté doit également déterminer les agrégats de programmes qui feront partie d’un même dossier d’évaluation et, le cas échéant, établir une procédure adéquate pour former le comité d’auto-évaluation.

1.1 Déroulement du processus

Le comité d’auto-évaluation

L’auto-évaluation est réalisée par un comité regroupant au moins trois professeurs dont un qui est désigné à la présidence, un étudiant de premier cycle, un étudiant de cycle supérieur s’il y a lieu, et un membre du personnel concerné. Tous sont nommés par le directeur de l’unité responsable des programmes qui font partie du dossier.

Le comité dispose de deux trimestres pour élaborer un projet de rapport. Celui-ci doit consacrer au moins trois pages à chaque programme évalué, et proposer un plan quinquennal de développement indiquant les moyens qui seront déployés au cours des cinq prochaines années pour augmenter leur pertinence et leur qualité. Le comité doit expliquer, par ailleurs, les liens qui existent entre la stratégie proposée et les plans de développement académique de la faculté et de l’Université. Il doit également présenter une série de recommandations numérotées.

Le projet de rapport doit être soumis aux professeurs, aux étudiants et au personnel concernés afin que leurs commentaires soient pris en compte dans la version finale qui sera transmise pour vérification au responsable de l’évaluation périodique des programmes et au vice-doyen ou à l’adjoint affecté à ce dossier.

Le rapport d’auto-évaluation est ensuite remis aux membres du comité institutionnel et aux experts externes.

Les experts externes

La politique de l’Université Concordia prévoit l’intervention d’au moins deux experts externes pour chaque dossier d’évaluation. Elle confie au directeur de l’unité ou du département le soin de transmettre une liste de candidats potentiels au vice-doyen ou à l’adjoint affecté au dossier de l’évaluation. Après avoir identifié, sur la base des curriculum vitae, deux experts qualifiés ou davantage s’il y a lieu, le vice-doyen ou l’adjoint soumet leurs candidatures à l’approbation du responsable de l’évaluation périodique des programmes et confirme les nominations.

Le vice-doyen ou l’adjoint doit ensuite organiser la visite des experts en prévoyant une rencontre avec le comité institutionnel ou ses délégués, avec des membres du comité d’auto-évaluation, ainsi qu’avec des professeurs, des étudiants, les administrateurs des programmes évalués, les doyens concernés et le responsable de l’évaluation périodique des programmes.

Les experts doivent, pour leur part, transmettre un rapport individuel au vice-doyen ou à l’adjoint, trois semaines après leur visite, et celui-ci achemine leurs avis au président du comité d’auto-évaluation, au président du comité institutionnel et au responsable de l’évaluation périodique des programmes.

Le comité institutionnel

Le comité institutionnel est composé de cinq personnes, soit deux professeurs rattachés à la faculté concernée, deux professeurs provenant d’une autre faculté et un étudiant inscrit dans l’un des programmes évalués. Les nominations relèvent du responsable de l’évaluation périodique des programmes. Celui-ci voit à la mise sur pied d’un comité ad hoc pour chaque dossier d’évaluation et il en confie la présidence à un professeur qui n’est pas rattaché à la faculté concernée.

Le comité institutionnel prépare d’abord un résumé du rapport d’auto-évaluation, des avis des experts externes et des commentaires formulés par les responsables des programmes. Pour s’assurer de sa juste compréhension des enjeux du dossier, le comité peut rencontrer des membres du comité d’auto-évaluation quand il le juge opportun, et soumettre des questions précises aux experts externes, au moment de sa rencontre avec eux.

Après avoir fait la synthèse du dossier d’évaluation, le comité doit identifier les opportunités de développement et évaluer les chances de réussite du plan quinquennal proposé par chaque comité d’auto-évaluation. Son rapport doit être assorti de recommandations regroupées par ordre de priorité, en distinguant celles qui requièrent des ressources additionnelles de celles qui n’en requièrent aucune.

Son rapport est destiné au responsable de l’évaluation périodique des programmes et au vice-doyen ou à l’adjoint, qui l’achemine au comité d’auto-évaluation. Celui-ci dispose de deux semaines pour en commenter le contenu et pour proposer, s’il y a lieu, une solution de remplacement aux recommandations qui ne lui conviennent pas.

Les recommandations du comité institutionnel sont aussi examinées par le doyen de la faculté et le doyen des études supérieures et de la recherche, lorsque le dossier comprend des programmes de cycles supérieurs. Les doyens rédigent ensuite un commentaire sur chaque recommandation, en exposant les raisons pour lesquelles ils l’entérinent ou la rejettent. Ils dégagent un plan d’action qui doit s’intégrer au plan de développement académique de leur faculté et être finalisé en collaboration avec le vice-recteur exécutif aux affaires académiques.

Les recommandations finales et les plans d’action sont ensuite transmis aux directeurs de programmes, au comité institutionnel et au vice-recteur exécutif aux affaires académiques qui doit indiquer, pour sa part, quelles seront les recommandations qui seront effectivement mises en œuvre et pour quelles raisons.

L’ensemble de la documentation est ensuite regroupée par le comité institutionnel et transmise aux doyens concernés de même qu’au vice-recteur exécutif aux affaires académiques afin qu’ils puissent se référer aux recommandations retenues pour orienter leur stratégie de développement et pour déterminer l’allocation des ressources.

Le plan de développement académique est finalement acheminé au Senate Committee on Academic Planning and Priorities (SCAPP) qui s’assure que le mandat établi en vertu de la politique institutionnelle a été respecté. Le SCAPP ajoute également un commentaire au document à l’intention du Sénat, avant que celui-ci confie formellement la responsabilité de la mise en œuvre à la faculté concernée.

Le suivi

Environ un an après la fin du processus, le Comité d’auto-évaluation doit se réunir avec le doyen et le vice-doyen concernés pour mesurer le chemin parcouru et réexaminer les recommandations, en accordant une attention particulière à celles qui peuvent se concrétiser au niveau du programme sans nécessiter de ressources supplémentaires. Un compte rendu d’une page faisant état de ce suivi est inséré dans le dossier d’évaluation. Ce document est mis à la disposition de la communauté universitaire par le responsable de l’évaluation périodique des programmes.

La diffusion des résultats

La politique de l’Université Concordia stipule qu’il faut distribuer un résumé d’évaluation présentant les grandes lignes des principales recommandations aux départements concernés, aux centres de recherche, aux conseils universitaires et au conseil d’administration.

1.2 Critères d’évaluation des programmes

Le manuel d’évaluation précise que l’auto-évaluation doit donner lieu à l’examen de chaque programme, en tenant compte des éléments suivants.

L’analyse du programme : description du programme, caractéristiques particulières et innovations, clarté des objectifs de formation, admissions, taux de réussite et durée d’exécution, changements apportés au cours des cinq dernières années, collaborations et partenariats, questions de santé et de sécurité liées au programme, le cas échéant.

L’enseignement, les activités de recherche et de création du corps professoral : qualité de l’enseignement, stratégies d’évaluation, activités académiques et pédagogiques organisées sous l’égide du département, curriculum vitae de chaque membre du corps professoral.

Les étudiants : procédures d’admission, services d’orientation, d’encadrement et de mentorat, statut des étudiants de premier cycle et des cycles supérieurs depuis cinq ans, organisations étudiantes associées aux programmes, réalisations, analyse des réponses aux questionnaires.

Les diplômés (section optionnelle) : événements organisés à l’intention des diplômés et suivi, emploi ou statut des diplômés de premier cycle et de cycle supérieur.

Les ressources : composition actuelle du corps professoral, évolution prévue au cours des cinq prochaines années (retraites, congés sabbatiques, etc.), étudiants, personnel, laboratoires, studios et autres espaces disponibles, équipements dans les laboratoires et les studios, ordinateurs, budgets d’opération pour les programmes évalués, personnel de soutien (nombre d’employés de bureau et de techniciens, expérience, rôles et tâches en relation avec les professeurs et les étudiants).

Les experts externes doivent, pour leur part, considérer plus particulièrement: l’adéquation des compétences du corps professoral par rapport aux programmes, l’adéquation des conditions d’admission et des mesures d’encadrement; les moyens d’accroître le taux de rétention et de diplomation, la qualité des travaux de recherche des étudiants des cycles supérieurs, l’adéquation des ressources documentaires et des ressources physiques, technologiques ou numériques, le cas échéant, l’adéquation de la structure du programme par rapport aux objectifs de formation, la cohérence entre le cursus et le développement du champ disciplinaire, l’adéquation du matériel pédagogique et des stratégies d’évaluation, la pertinence institutionnelle, interuniversitaire et sociale des programmes, les opportunités de collaboration et de partenariat, la contribution des programmes à la réalisation des plans de développement académique de la faculté et de l’Université.

2.1 La politique institutionnelle

La politique intitulée Appraisal of Academic Programmes at Concordia University pourrait être considérée entièrement conforme aux buts et aux critères définis dans la Politique de la CREPUQ, si ce n’était de quelques points à préciser.  

Depuis le rapport de la Commission daté de 1995, l’Université Concordia a révisé son processus d’évaluation périodique en profondeur à deux reprises afin de le centrer progressivement sur les programmes et de l’intégrer dans une opération de planification académique qui englobe l’ensemble de l’établissement.

Le Academic Programme Appraisal Manual constitue une adaptation fort réussie des exigences de la Politique. En effet, ce guide d’évaluation détaille les modalités de réalisation de chaque étape du processus, en les situant résolument dans une perspective de développement institutionnel.

Selon le processus qui s’y trouve défini, il revient au Senate Committee on Academic Planning and Priorities (SCAPP) d’élaborer périodiquement un exposé sur les principaux enjeux institutionnels. Chaque faculté établit sa stratégie de croissance en tenant compte de ces enjeux et des travaux de la Commission des universités sur les programmes; elle dégage aussi un plan de développement académique particulier pour chaque département qui relève de sa responsabilité, en tenant compte des résultats de l’évaluation périodique de ses programmes.

Le processus privilégie une approche décentralisée qui confie à la faculté l’entière responsabilité du suivi des recommandations qui en découlent.

Il prévoit la diffusion interne d’un résumé présentant les grandes lignes des principales recommandations. Selon les informations recueillies au moment de la visite à l’établissement, les modalités de cette diffusion relèvent du cabinet du doyen et des comités de planification, au sein des départements. Cependant, le processus ne requiert aucune forme de communication à l’extérieur de l’université qui permettrait de rendre compte publiquement des résultats de l’évaluation périodique des programmes.

La Commission aimerait attirer l’attention de l’Université sur l’importance de corriger cette situation. Elle rappelle qu’en vertu de la Politique de la CREPUQ, l’Université doit « prévoir la diffusion interne et externe des résultats de l’évaluation (forces et faiblesses, principales recommandations, etc.) » selon les modalités qui lui conviennent. Elle encourage donc la poursuite de la réflexion qui s’est déjà engagée en vue d’atteindre cet objectif d’ouverture et de transparence.

Selon le calendrier institutionnel d’évaluation, le déploiement du cycle en cours couvre la période 1999-2006, reflétant ainsi l’intention qu’a l’établissement de respecter la limite de sept ans fixée par sa politique pour l’examen périodique de tous ses programmes. De plus, ce calendrier prévoit l’évaluation de l’ensemble des programmes reliés à des disciplines apparentées, au cours d’une même période de temps.

Tous les programmes conjoints auxquels l’Université Concordia participe sont également inscrits à ce calendrier. La Commission estime qu’il serait cependant souhaitable d’ajuster la politique institutionnelle à l’occasion de la prochaine révision afin d’indiquer que les modalités d’évaluation de ces programmes doivent être définies dans les protocoles d’entente et autres documents pertinents, conformément à la Politique de la CREPUQ.

Il importe, en effet, qu’aucun programme conjoint ne soit oublié dans le processus d’évaluation périodique et que le partage de la responsabilité permette d’éviter les dédoublements.

2.2 La mise en application du processus

Le processus d’évaluation mis en place à l’Université Concordia requiert que tous les programmes d’une même unité soient examinés simultanément. Cette exigence a l’avantage de permettre à l’unité qui le souhaite d’effectuer sa propre évaluation au cours de cette opération.

La Commission a constaté, à l’examen des trois dossiers retenus pour vérification (psychologie, cinéma, sciences de l’exercice), que cette évaluation se réalise en se référant directement au guide d’évaluation périodique des programmes qui accompagne la politique institutionnelle, guide dont les membres ont reconnu l’excellence.

Les rapports d’auto-évaluation examinés respectent dans l’ensemble les critères énoncés dans le guide. Il en est de même pour les avis des experts externes, qui sont sélectionnés selon les modalités établis pour assurer leur indépendance. Enfin, les comités institutionnels exerçent le rôle qui leur est attribué, à savoir faire la synthèse du dossier d’évaluation et formuler des recommandations.

La Commission a noté, d’autre part, que les chargés de cours sont invités à participer au processus.

La Commission a également constaté que le processus encourage le dialogue entre les différents groupes concernés. Cette façon de faire constitue un gage additionnel d’assiduité dans le suivi des recommandations et devrait permettre d’atteindre l’objectif premier de toute l’opération, à savoir l’amélioration de la qualité et de la pertinence des programmes.

Comme le cycle d’évaluation actuellement en cours à l’Université Concordia se poursuivra jusqu’en 2006, la Commission signale toutefois quelques points qui mériteraient, à son avis, une attention particulière au cours du traitement des prochains dossiers.

La Commission a noté qu’aucun des rapports d’auto-évaluation examinés ne considère les stratégies d’enseignement et celles de l’évaluation des apprentissages. Lors de la visite à l’établissement, chaque département a cependant fait état des particularités de ses approches pédagogiques, de ses mesures d’encadrement, de l’intégration des technologies éducationnelles et d’autres moyens qui sont mis en œuvre pour assurer le meilleur enseignement possible aux étudiants.

La Commission est consciente que le critère concernant l’adéquation des stratégies d’enseignement et d’évaluation des apprentissages par rapport aux objectifs des programmes constitue un ajout récent à la politique institutionnelle, mais elle considère qu’il s’agit là d’une dimension importante de l’évaluation périodique des programmes, qui ne saurait être négligée.

La Commission estime, par ailleurs, que les résultats des consultations par questionnaire auprès des étudiants pourraient être analysés de façon plus approfondie. Elle croit aussi qu’il pourrait être avantageux de solliciter le point de vue des diplômés dans le cadre d’une consultation structurée, plutôt que par des échanges informels entre professeurs et anciens étudiants. Cette façon de faire permettrait sans doute d’assurer une meilleure prise en compte du critère de pertinence sociale au cours du processus.

Enfin, lorsque l’expertise externe soulève des interrogations au sujet de la définition et de la structure de certains programmes (concentrations, options, etc.), il serait sans doute utile que le comité institutionnel en fasse état dans son rapport.

Annexe I Commentaires de l’Université Concordia

Annexe II Membres de la commission de vérification de l’évaluation des programmes