L’allocation du privilège d’emprunt direct aux bibliothèques universitaires québécoises et canadiennes, sur une base de réciprocité, repose sur le principe de la complémentarité des ressources. Les emprunteurs éventuels doivent s’efforcer d’exploiter les ressources de leur propre bibliothèque avant d’utiliser les ressources des bibliothèques des autres établissements universitaires.

1.1 Objet

Cette entente accorde aux professeurs à temps complet ou à temps partiel, aux professeurs invités, aux chargés de cours, aux étudiants de niveau de maîtrise de doctorat (deuxième et troisième cycles) à temps complet ou à temps partiel, aux professeurs réguliers à la retraite, ainsi qu’à toutes les catégories de personnel d’un établissement universitaire québécois, incluant le personnel à la retraite, les mêmes privilèges d’accès et d’emprunt que ceux accordés par la bibliothèque d’un autre établissement universitaire québécois ou canadien à ses étudiants de premier cycle, aux usagers externes ou à d’autres catégories d’usagers, selon le cas.

L’entente s’applique également aux détenteurs d’une carte de présentation émise par le Council of Atlantic Universities Libraries/Conseil des bibliothèques universitaires de l’Atlantique (CAUL/CBUA), par le Ontario Council of University Libraries (OCUL) et par le Council of Prairie and Pacific University Libraries (COPPUL).

Les usagers de la Bibliothèque nationale du Québec et de la Bibliothèque centrale de la Ville de Montréal détenteurs d’une lettre de présentation émise par une personne autorisée par le directeur de la bibliothèque de leur organisme peuvent se prévaloir de cette entente auprès des bibliothèques des établissements universitaires du Québec.

1.2 Bibliothèques participantes

Les bibliothèques de tous les établissements universitaires québécois et canadiens participent à cette entente (la liste des bibliothèques participantes figure à l’Annexe I du présent procédurier).

De plus, en vertu d’une entente particulière entre les bibliothèques universitaires québécoises, la Bibliothèque nationale du Québec et la Bibliothèque centrale de la Ville de Montréal participent aussi à cette entente.

 

1.3 Durée de l’entente

Cette entente est en vigueur depuis le 1^er mai 2002 et le demeurera aussi longtemps qu’elle conviendra à chacun des regroupements d’établissements universitaires ou de bibliothèques universitaires participantes.

1.4 Définition du privilège d’emprunt direct

Le privilège consenti par la présente entente accorde à toute personne qui se qualifie la possibilité d’emprunter directement sur place un document.

Les privilèges accordés par les bibliothèques universitaires participantes seront ceux normalement consentis à leurs étudiants de premier cycle, aux usagers externes ou à d’autres catégories d’usagers, selon la politique en vigueur dans chaque bibliothèque.

Des frais peuvent parfois être exigés par la bibliothèque hôte pour l’accès à des privilèges ou à des services additionnels.

Aussi, les bibliothèques hôtes peuvent parfois offrir des privilèges et des services additionnels aux usagers des bibliothèques des établissements universitaires canadiens membres d’autres regroupements que la CREPUQ. Les politiques et les ententes déjà établies avec ce regroupement régissent alors l’attribution de tels privilèges ou l’offre de pareils services.

2.1 Identification de l’emprunteur

L’emprunteur qui désire se prévaloir de cette entente dans une bibliothèque universitaire québécoise, doit s’identifier auprès de la bibliothèque prêteuse. Pour se faire, il peut :

 

a) utiliser la carte de présentation émise par la CREPUQ. (Il peut se la procurer auprès du directeur des bibliothèques de son établissement d’attache ou auprès de son délégué.) Cette carte est émise le 1^er octobre de chaque année, pour une période se terminant le 30 septembre de l’année suivante;

b) utiliser la carte de présentation émise par le Ontario Council of University Libraries (OCUL) ou par le Council of Atlantic Universities Libraries/Conseil des bibliothèques universitaires de l’Atlantique (CAUL/CBUA) ou par le Council of Prairie and Pacific University Libraries (COPPUL);

c) utiliser une lettre de présentation émise par le directeur d’une bibliothèque universitaire québécoise;

d) utiliser une lettre de présentation signée par une personne autorisée par la direction de la Bibliothèque nationale du Québec ou de la Bibliothèque centrale de la Ville de Montréal.

Il est à noter que l’emprunteur qui désire se prévaloir de ce privilège auprès d’une autre bibliothèque universitaire canadienne doit obligatoirement utiliser la carte de présentation émise par la CREPUQ.

2.2 Inscription de l’emprunteur

Chaque bibliothèque prêteuse des établissements participants doit, conformément aux procédures locales, inscrire les emprunteurs qui désirent se prévaloir de cette entente.

Sur présentation de la preuve d’admissibilité requise, le personnel de la bibliothèque hôte saisira normalement l’information relative à l’identité de tout nouvel usager dans le système de prêt de la bibliothèque ou dans la base de données relative à la clientèle. Pour les fins d’emprunt comme tel, chaque bibliothèque hôte décidera s’il est préférable d’utiliser la carte de bibliothèque émise à l’usager par sa bibliothèque d’attache ou s’il est souhaitable de lui émettre localement une carte d’usager.

La présentation de la carte émise par la CREPUQ, le CAUL/CBUA, le COPPUL ou le OCUL doit être considérée comme la seule preuve d’admissibilité à ce privilège.

La bibliothèque prêteuse a néanmoins la responsabilité de s’assurer de l’identité de la personne porteuse de la carte.

Il incombe à l’emprunteur de fournir à la bibliothèque universitaire prêteuse la preuve de son admissibilité et de lui fournir les renseignements permettant de confirmer son identité.

Il revient à chaque bibliothèque participante d’informer ses usagers des conditions requises pour bénéficier du privilège d’emprunt direct dans les autres bibliothèques.

C’est par contre la responsabilité de chaque usager de s’assurer de détenir la preuve d’admissibilité requise avant de se rendre dans une autre bibliothèque.

En aucun cas, la preuve d’admissibilité présentée par un usager ne devrait être laissée à une bibliothèque prêteuse. Elle doit plutôt être conservée par l’usager pour une utilisation subséquente dans d’autres bibliothèques, le cas échéant.

Les détenteurs d’une lettre de présentation aux bibliothèques universitaires québécoises émises par les bibliothèques autorisées doivent au préalable obtenir l’accord du directeur de la bibliothèque prêteuse.

 

2.3 Retour des documents empruntés

L’emprunteur peut retourner les documents empruntés dans une bibliothèque universitaire québécoise au comptoir de la bibliothèque prêteuse ou au comptoir de la bibliothèque de son établissement d’attache ou s'il s'agit d'une bibliothèque ontarienne par les bibliothèques autorisées. Dans ces derniers cas, celles-ci verront à acheminer les documents empruntés à la bibliothèque prêteuse par l’intermédiaire du système PEBUQUILL/IUTS.

Lorsqu’un document emprunté est retourné au moyen du système PEBUQUILL/IUTS, la date de réception du document par la bibliothèque de l’emprunteur doit être imprimée sur la carte d’échéance. Et même si le document parvient à la bibliothèque prêteuse en retard, aucune amende n’est imposée à l’emprunteur lorsque le document a été retourné à la bibliothèque de l’emprunteur avant ou à la date d’échéance et que le retard est ainsi dû au système PEBUQUILL/IUTS.

Les documents empruntés auprès des autres bibliothèques universitaires canadiennes doivent être retournés par l’emprunteur directement à la bibliothèque prêteuse.

2.4 Rappel de volumes et perception des amendes

En demandant à bénéficier de l’entente, les usagers reconnaissent implicitement adhérer aux politiques et procédures en vigueur dans chaque bibliothèque hôte, incluant la durée du prêt, les procédures de renouvellement et de rappel, ainsi que les amendes.

La bibliothèque prêteuse a la responsabilité de faire les rappels des documents, de réclamer le remboursement d’un document perdu, de percevoir les amendes et les frais d’administration, s’il y a lieu, selon ses politiques propres ou procédures en vigueur.

L’emprunteur retardataire qui ne donne pas suite aux rappels reçoit une facture pour les sommes dues, dans les délais prévus par la bibliothèque prêteuse dans ses politiques et procédures. Lorsque la somme due est de 50 $ ou plus, un avis de cette facturation est acheminé à la bibliothèque d’attache, laquelle prend aussi des mesures pour obliger l’emprunteur à régulariser sa situation dans la bibliothèque prêteuse, mesures telle la suspension du privilège d’emprunt ou autres. Les sommes dues comprennent les amendes, les coûts de remplacement des documents et les frais administratifs, selon les politiques locales de la bibliothèque prêteuse.

La bibliothèque d’attache doit être informée lorsque la bibliothèque prêteuse transmet une facture à l’usager délinquant, selon les politiques et procédures en vigueur localement.

Les informations minimales fournies à la bibliothèque d’attache comprennent les coordonnées de l’usager, le numéro de la carte CREPUQ et le montant total dû.

L’usager retardataire peut rétablir son privilège en régularisant son dossier d’emprunteur, notamment en payant les amendes et les frais administratifs à la bibliothèque prêteuse. Dans ce cas, la bibliothèque prêteuse remettra à l’usager un reçu; l’usager devra présenter ce reçu à sa bibliothèque d’attache pour établir son privilège d’emprunt.

Il est à noter que la bibliothèque d’attache d’un usager délinquant peut appliquer toute autre sanction prévue à son règlement interne.

Il est important que la bibliothèque prêteuse et la bibliothèque de l’établissement d’attache s’informent aussitôt qu’une opération incomplète est résolue pour que les démarches entreprises par l’une et l’autre des bibliothèques soient interrompues.

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