modele

Procédures relatives à l’application de l’entente sur l’extension,
sur une base restreinte, du privilège d’emprunt direct
aux étudiants du premier cycle
des établissements universitaires québécois

Projet pilote

Sous-comité des bibliothèques

L’allocation du privilège d’emprunt direct aux étudiants du premier cycle des établissements universitaires québécois, sur une base restreinte, dans le cadre d’un projet pilote débutant à la rentrée du semestre de l'hiver 2003 et se terminant le 30 septembre 2003, repose sur le principe de la complémentarité des ressources actuelles des bibliothèques universitaires québécoises. C’est dire que les emprunteurs éventuels doivent toujours s’efforcer d’exploiter d’abord les ressources de leur propre bibliothèque avant d’utiliser les ressources des bibliothèques des autres établissements universitaires.

1. Entente sur l’extension, sur une base restreinte, du privilège d’emprunt direct aux étudiants du premier cycle des établissements universitaires québécois

Cette entente accorde aux étudiants du premier cycle des établissements universitaires québécois le privilège de l’emprunt direct d’au plus trois (3) documents normalement* prêtés par une bibliothèque universitaire à ses usagers, pour une période maximale de quatorze (14) jours, sans possibilité de renouvellement. Aucune réservation ne sera acceptée par les bibliothèques prêteuses.

Cette entente s’applique sans distinction aux étudiants du premier cycle à temps complet et à temps partiel inscrits dans un programme régulier d’un établissement universitaire québécois.

* Des dispositions particulières, déterminées par la bibliothèque prêteuse pour ses collections particulières, peuvent s’appliquer à la réciprocité du privilège d’emprunt direct aux étudiants du premier cycle.

Les bibliothèques de tous les établissements universitaires québécois participent à cette entente.

De plus, en vertu d’une entente particulière, la Bibliothèque nationale du Québec, la Bibliothèque centrale de la Ville de Montréal et l’Institut québécois de la recherche sur la culture participent aussi à cette entente.

Cette entente entrera en vigueur à la rentrée du semestre de l'hiver 2003, pour une période initiale se terminant le 30 septembre 2003. Après évaluation des résultats du projet pilote, la durée de l’entente pourrait être prolongée, avec ou sans modifications.

L’entente visant l’octroi, sur une base restreinte, du privilège d’emprunt direct aux étudiants du premier cycle des établissements universitaires québécois en spécifie de la façon suivante les critères d’admissibilité :

L’octroi du privilège d’emprunt direct (et de la carte) relève de la responsabilité des bibliothèques universitaires québécoises. Celles-ci doivent désigner un(des) responsable(s) chargé(e)(s) d’évaluer les demandes des étudiants du premier cycle universitaire, ainsi que la justification du besoin évoqué à l’appui de leur demande.

Les critères d’évaluation retenus pour l’évaluation de l’opportunité de l’octroi de la carte à un étudiant du premier cycle universitaire sont les suivants :

Afin de faciliter et d’alléger les processus d’évaluation de la demande et d’attribution de la carte de présentation, les bibliothèques universitaires québécoises sont tenues d’utiliser le formulaire (disponible localement en version imprimée ou accessible en ligne sur le site de la bibliothèque) qui figure à l’Annexe II des présentes procédures.

Il est à noter que les informations recueillies à l’aide de ces mêmes formulaires seront aussi utilisées pour l’évaluation du projet pilote lui-même.

L’emprunteur qui désire se prévaloir de cette entente doit s’identifier auprès de la bibliothèque prêteuse à l’aide de la carte de présentation émise par la CREPUQ.

Chaque bibliothèque prêteuse des établissements participants doit, conformément aux procédures locales, inscrire les emprunteurs qui désirent se prévaloir de cette entente.

Sur présentation de la preuve d’admissibilité requise, la carte émise par la CREPUQ, le personnel de la bibliothèque hôte saisira normalement l’information relative à l’identité de tout nouvel usager dans le système de prêt de la bibliothèque ou dans la base de données relative à la clientèle. Aux fins d’emprunt comme tel, chaque bibliothèque hôte décidera s’il est préférable d’utiliser la carte de bibliothèque émise à l’usager par sa bibliothèque d’attache ou s’il est souhaitable de lui émettre localement la carte de la bibliothèque prêteuse.

Il incombe à l’emprunteur de fournir à la bibliothèque universitaire prêteuse la preuve de son admissibilité (carte de présentation émise par la CREPUQ), aussi bien que de lui fournir les renseignements permettant de confirmer son identité.

Il revient à chaque bibliothèque participante d’informer ses usagers des conditions requises pour bénéficier du privilège d’emprunt direct dans les autres bibliothèques.

C’est par contre la responsabilité de chaque usager de s’assurer de détenir la preuve d’admissibilité requise (carte de présentation émise par la CREPUQ) avant de se rendre dans une autre bibliothèque participante à l’entente.

La bibliothèque prêteuse a néanmoins la responsabilité de s’assurer de l’identité de la personne détentrice de la carte de présentation émise par la CREPUQ.

En aucun cas, cette preuve d’admissibilité présentée par un usager ne devrait être laissée à une bibliothèque prêteuse. Elle doit plutôt être conservée par l’usager pour une utilisation subséquente dans d’autres bibliothèques, le cas échéant.

L’emprunteur peut retourner les documents empruntés au comptoir de la bibliothèque prêteuse ou au comptoir de la bibliothèque de son établissement d’attache. Dans ce dernier cas, celle-ci verra à acheminer les documents empruntés à la bibliothèque prêteuse par l’intermédiaire du système PEBUQUILL.

Lorsqu'un document emprunté est retourné au moyen du système PEBUQUILL, la date de réception du document par la bibliothèque de l'emprunteur doit être imprimée sur la carte d'échéance. Et même si le document parvient à la bibliothèque prêteuse en retard, aucune amende n'est imposée à l'emprunteur lorsque le document a été retourné à la bibliothèque de l'emprunteur avant ou à la date d'échéance et que le retard est ainsi dû au système PEBUQUILL.

En demandant à bénéficier de l’entente, les usagers reconnaissent implicitement adhérer aux politiques et procédures en vigueur dans chaque bibliothèque hôte, incluant les procédures de rappel ainsi que les amendes.

La bibliothèque prêteuse a la responsabilité de faire les rappels des documents, de réclamer le remboursement d’un document perdu, de percevoir les amendes et les frais d’administration, s’il y a lieu, selon ses politiques propres ou procédures en vigueur.

L’emprunteur retardataire qui ne donne pas suite aux rappels reçoit une facture pour les sommes dues, dans les délais prévus par la bibliothèque prêteuse dans ses politiques et procédures. Lorsque la somme due est de 50 $ ou plus, un avis de cette facturation est acheminé à la bibliothèque d’attache, laquelle prend aussi des mesures pour obliger l’emprunteur à régulariser sa situation dans la bibliothèque prêteuse, mesures telle la suspension du privilège d’emprunt ou autres. Les sommes dues comprennent les amendes, les coûts de remplacement des documents et les frais administratifs, selon les politiques locales de la bibliothèque prêteuse.

La bibliothèque d’attache doit être informée lorsque la bibliothèque prêteuse transmet une facture à l’usager délinquant, selon les politiques et procédures en vigueur localement.

Les informations minimales fournies à la bibliothèque d’attache comprennent les coordonnées de l’usager, le numéro de la carte CREPUQ et le montant total dû.

L’usager retardataire peut rétablir son privilège en régularisant son dossier d’emprunteur, notamment en payant les amendes et les frais administratifs à la bibliothèque prêteuse. Dans ce cas, la bibliothèque prêteuse remettra à l’usager un reçu; l’usager devra présenter ce reçu à sa bibliothèque d’attache pour rétablir son privilège d’emprunt.

Il est à noter que la bibliothèque d’attache d’un usager délinquant peut appliquer toute autre sanction prévue à son règlement interne.

Il est important que la bibliothèque prêteuse et la bibliothèque de l’établissement d’attache s’informent aussitôt qu’une opération incomplète est résolue pour que les démarches entreprises par l’une et l’autre des bibliothèques soient interrompues.

Bibliothèques participantes
à l’Entente sur l’extension, sur une base restreinte,
du privilège d’emprunt direct aux étudiants du premier cycle
des établissements universitaires québécois

Formulaire de demande de la carte de présentation
émise par la CREPUQ

Nom : Prénom :

Établissement d’attache :

Numéro d’usager de la bibliothèque :

Programme d’études/département :

Adresse électronique :

Téléphone :

Justification de la demande

En vous inspirant de la liste des critères d’évaluation de l’opportunité de l’octroi d’une Carte de présentation qui figure à l'endos du présent formulaire, précisez en les expliquant les besoins qui justifient votre demande.

Signature du demandeur : ______________________________________________

Approbation de la demande Réservé à l’administration

Votre demande a été acceptée : 

S.V.P. cocher le code du critère principal retenu 1 2 3 4 5

Votre demande a été rejetée : 

Commentaires : ______________________________________________________

Signature du directeur de la bibliothèque ou de son délégué

Signature :

Nom :

Adresse électronique :

Date :

L’entente visant l’octroi sur une base restreinte du privilège d’emprunt direct aux étudiants de premier cycle des établissements universitaires québécois en spécifie de la façon suivante les critères d’admissibilité :

l’étudiant doit être admis et inscrit formellement dans un programme d’études reconnu de premier cycle universitaire;

l’étudiant doit demander formellement la carte (donc, aucun octroi automatique en fonction du statut de l’étudiant);

l’étudiant doit justifier sa demande;

en faisant sa demande, l’étudiant s’engage implicitement à respecter, la politique de prêt de l’établissement d’accueil, ainsi que toutes directives et procédures particulières concernant la prestation de service à cette catégorie d’usagers provenant de l’extérieur.

Les critères d’évaluation retenus pour l’évaluation de l’opportunité de l’octroi de la carte à un étudiant du premier cycle universitaire sont les suivants :

étudiant du premier cycle universitaire s’orientant vers des études supérieures, nécessitant le recours à un fonds de collection spécialisée, plus développé ou complémentaire à celui de son établissement d’attache, les ressources documentaires appartenant à d’autres bibliothèques universitaires québécoises apparaissant comme un apport indispensable à sa réussite;

étudiant inscrit à un programme de formation à distance, à un programme offert en association ou en collaboration par des établissements universitaires ou à un cours offert directement sur le Web ou nécessitant le recours ponctuel à une autre bibliothèque universitaire[ii];

étudiant retournant fréquemment à un second lieu de domicile et ayant besoin d’emprunter des documents dans une autre bibliothèque universitaire pour assurer la poursuite et la réussite de ses études;

étudiant effectuant un stage d’études dans une autre région que celle de son établissement d’attache, le stage étant une exigence de son programme d’études;

étudiant éprouvant tout autre besoin documentaire pouvant être jugé prioritaire à la réussite de son parcours académique.