Un accès accru à la documentation par un renforcement de la
concertation des bibliothèques universitaires québécoises

 

 

 

Sous-comité des bibliothèques

 

 

 

 

 

 

Le contexte

Les bibliothèques universitaires québécoises, en respect continuel de leur mandat d'appui aux activités d'enseignement et de recherche de leur établissement, plus particulièrement selon leur mission tant de développement que de conservation, de plus large accessibilité, de diffusion et de concertation, dans un contexte de diminution constante de leurs budgets d'acquisition renforcée par l'érosion continuelle de leur pouvoir d'achat en regard du taux annuel supérieur de l'inflation, ont pu saisir, pour mieux répondre aux besoins documentaires de leur clientèle, l'opportunité de l'émergence des nouvelles technologies de l'information (1) permettant un repérage extrêmement rapide et plus précis de la documentation pertinente et surtout un accès démocratisé et à distance à l'information enregistrée.

Elles ont su s'adapter d’abord chacune dans leur établissement en apportant les ajustements nécessaires (redéploiement des personnels par entre autres la création ou l'agrandissement de leur équipe informatique, mise en place d'infrastructure informatique, ajustements des pratiques professionnelles (formation du personnel aux logiciels utiles, création de comités ad hoc, etc.), création et mise à jour constante de portails et de catalogues Web, mise à jour des politiques de développement, ajustement de leur mandat, etc.). Elles ont ainsi pu mieux faire face aux défis posés.

La période actuelle est probablement transitoire et est caractérisée par l’acquisition sur plus d’un support d’une grande quantité de documents (imprimé et cédérom; imprimé et électronique). Ces acquisitions ont un impact marqué sur les capacités budgétaires.

De leur côté, les entreprises productrices d’information scientifique et technique ont réagi à ces mêmes réalités en investissant des sommes importantes dans la numérisation de leur production tant actuelle que rétrospective. L’environnement Internet les a obligées à sécuriser de façon importante ces informations. Leur stratégie a alors consisté à octroyer des licences d’exploitation de leurs produits et à protéger les conditions d’utilisation de ceux-ci dans des termes contractuels.

Union des forces

À l’instar de l’ensemble de la communauté mondiale, les bibliothèques universitaires québécoises, regroupés au sein du Sous-comité des bibliothèques de la CREPUQ, ont pu mettre en place divers programmes de concertation et de coopération (groupe des serveurs WEB, équipe de négociation de licences collectives de site, etc.). Elles ont ainsi pu augmenter leur marge de manoeuvre respective et donc utiliser un levier de négociation plus puissant en négociant les meilleurs prix possibles et de meilleures conditions d’accès d’une sélection de produits documentaires jugés pertinents par leur clientèle respective.

Le regroupement des 18 bibliothèques universitaires québécoises en un consortium d’achat en commun est le fruit d’une concertation sans précédent, établie sur une base volontaire et en fonction de leurs propres politiques de développement et de leurs capacités budgétaires.

La responsabilité de la coordination des projets d’achats en commun relève du Groupe de travail sur le développement des collections de la bibliothèque universitaire et de recherche virtuelle québécoise (DCBV), responsable de la détermination des priorités de négociations, à partir des suggestions formulées par les bibliothèques universitaires québécoises. Son mandat est le suivant :

La responsabilité de la négociation des achats collectifs relève de l’équipe responsable des projets d’achats en commun (ERPAC) dont sa composition reflète bien la diversité d’intérêt et de taille de l’ensemble des établissements. Son mandat est le suivant :

Afin de mener à bien leurs travaux, les bibliothèques universitaires québécoises ont d’abord adopté un ensemble de principes pour la négociation d’achat en commun ou l’acquisition de licences d’accès à des produits documentaires électroniques et ensuite une politique et des procédures d’achat en consortium en fonction d’un développement concerté des collections sur support électronique.(2)

Le Sous-comité des bibliothèques de la CREPUQ travaille aussi en collaboration avec plusieurs autres regroupement de bibliothèques académiques tant canadiens qu’américains, soit dans le cadre d’ententes multi-consortiums, soit par l’intermédiaire du consortium de consortiums canadiens Consortia Canada. Il fait de plus partie d’un regroupement international de consortiums, le International Coalition of Library Consortia (ICOLC).

Les réalisations

Grâce à la participation des établissements universitaires québécois à plus de 50 ententes d’une valeur d’environ 5 M$CAN (mai 2003), leur clientèle a maintenant accès, dans toutes les disciplines, à l’indexation de près de 50 000 revues, à plus de 6 000 revues et journaux plein texte sans compter les thèses tant québécoises que nord-américaines, les quelques 700 000 séries statistiques, etc. Plus d’information à l’annexe 1.

Conclusion

Ces efforts soutenus ont ainsi permis l’acquisition d’une grande quantité de documents dans un laps de temps cependant somme toute très court effectuée dans une optique de rattrapage pour doter les universités québécoises d’une bibliothèque virtuelle la plus complète possible.

Ce niveau d’acquisition pose maintenant avec plus d’acuité la question de l’évaluation objective, tant quantitative que qualitative, de l’utilisation efficiente d’une abondance de sources documentaires offertes à ces clientèles en rapport avec les moyens financiers disponibles, surtout en considérant l’offre de nouveaux outils d’intégration entre ces différentes sources. Dans ce sens, il pourra être d’un grand intérêt de développer des outils communs d’analyse.

Adopté le 17 novembre 2003.

 

Annexe 1

Inventaire des produits et réalisations collectifs

Depuis 1994, plus de 50 ententes ont pu être mises en place. D’une valeur de près de 5M$CAN (mai 2003), celles-ci représentent des économies d’échelle de l’ordre de 36 %.

Répartition des produits par disciplines:

Gain en contenu:

Gain en nombre de produits:

Force de négociation des contrats accrue

NOTES

(1) D'abord dans les années 70 avec la téléréférence, ensuite dans les années 80 avec les cédéroms et surtout, avec les années 90, avec l'Internet. (Retour au texte)

(2) CREPUQ. Sous-comité des bibliothèques. Principes pour la négociation d'achat en commun ou l'acquisition de licences d'accès à des produits documentaires électroniques. Montréal, 2001. (http://crepuq.qc.ca/documents/bibl/achat_com/principes.htm).

CREPUQ. Sous-comité des bibliothèques. Groupe de travail sur le développement des collections de la bibliothèque universitaire et de recherche virtuelle québécoise. Développement concerté des collections sur support électronique : politique et procédures d’achat en consortium. Montréal, 2002. (http://crepuq.qc.ca/documents/bibl/achat_com/pol_dev_coll.pdf) (Retour au texte)