Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois

Le présent Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois est mis à la disposition du public, ici dans son édition électronique. L'Internet sera privilégié comme support de diffusion. La gratuité et l'accessibilité du Recueil permettront de mettre en relief un contenu fort intéressant pour les professionnels de l'archivistique autant que pour tous les gestionnaires de documents et les étudiants dans le domaine.

Le Recueil est organisé selon une structure hiérarchique : catégories, sujets et règles représentent cette hiérarchie. De plus l'édition électronique du Recueil nous a permis de présenter l'ensemble de cette structure selon deux modèles.

Le premier modèle reprend la structure hiérarchique telle que l'on vient de la présenter : Catégories, sujets et règles. En voici l'illustration schématique :

En cliquant dans le menu de navigation situé en haut de chaque page, sur Catégories, sujets et règles, l'usager entre dans une première fenêtre qui dresse la liste des catégories de règles.

Les neuf catégories donnent accès aux règles regroupées les unes à la suite des autres selon la catégorie, le sujet et la règle. Pour chacune des règles, il est possible en cliquant sur son numéro unique, d'afficher la règle seule et de l'imprimer individuellement.

Le deuxième modèle de présentation est une Liste des règles. Dans ce cas, en cliquant dans le menu Liste des règles, la liste intégrale des numéros et titres des règles apparaît. Elle permet aussi une navigation selon les catégories, les sujets et les règles. L'extrait suivant indique le mode d'utilisation de la liste :

02 - Ressources humaines
DOTATION DU PERSONNEL
02.01	Gestion des postes - Fichier informatique
02.02	Gestion des effectifs et des postes
02.03	Fonctions du personnel
02.04	Recrutement du personnel - Fichier informatique
02.05	Recrutement du personnel
02.06	Embauche du personnel

Enfin un index permet de repérer une règle en fonction de mots-clés. Après avoir cliqué sur Index dans le menu de navigation, une liste des lettres de l'alphabet apparaît dans un premier temps. Par la suite il faut cliquer sur la première lettre du mot recherché. S'affichent alors une liste de mots-clés et d'expressions ainsi que les numéros de règles correspondantes. Voici à titre d'exemple un extrait de l'index affichant les références aux règles qui incluent le mot-clé « média » :

En cliquant sur le numéro de la règle, vous pouvez alors consulter la règle individuelle correspondante.

Voici l'explication des différentes parties du tableau d'une règle individuelle fourni à titre d'exemple :

07 - ENSEIGNEMENT / ORGANISATION DE L'ENSEIGNEMENT
07.04	Programmes : évaluation générale et modification
Documents relatifs à l'évaluation et à la modification des programmes de formation de l'établissement : plan périodique d'évaluation, dossier d'évaluation (consultations auprès des responsables de programmes, professeurs et étudiants, indicateurs évaluatifs), dossier de modification des programmes (révision mineure, réforme majeure) et autres.
exemplaire	unité	actif	semi-actif	inactif
principal [ a ]	Unité responsable	X¹	5 ans	C²
secondaire [ a ]	Autres unités concernées	2 ans		É
N o t e s : ( É = Élimination C = Conservation ) ¹ Conservation 2 ans après l'évaluation ou la modification du programme. ² Tri aux archives historiques : conservation des rapports récapitulatifs témoignant de l'évaluation générale et de la modification des programmes. Élimination des documents de support.
[ ] = Supports --->a = papier b = microfilm c = informatique d = audiovisuel e = divers supports
RÈGLE PRÉCÉDENTE \| RÈGLE SUIVANTE
Mise à jour : 2002-03-14

09.06	Média
09.07	Média
07.32	Média d'enseignement

Légende
	Catégorie / Sujet
	Numéro de la règle
	Titre de la règle
	Description des documents visés par la règle
	Distinction entre l'exemplaire principal et les exemplaires secondaires des documents visés
	Unité créatrice ou détentrice de l'exemplaire principal et des exemplaires secondaires
	Durées ou dispositions prévues aux stades actif, semi-actif et inactif
	Notes d'application de la règle
	Les lettres a, b, c, d et e indiquent le support du document
	Navigation entre les règles dans la section Liste des règles
	Date de la dernière mise à jour de la règle