Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois

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Introduction

Table des matières de l'introduction

1. PRÉSENTATION GÉNÉRALE

1.1 Mandat et composition du groupe de travail 
1.2 Cadre théorique 
     1.2.1 Calendrier de conservation 
     1.2.2 Recueil des règles de conservation  
     1.2.3 Cycle de vie des documents
     1.2.4 Exemplaire principal et exemplaires secondaires des documents
1.3 Processus d’élaboration
     1.3.1 Intervenants et responsabilités
     1.3.2 Considérations méthodologiques
     1.3.3 Considérations juridiques

2. CONTENU ET UTILISATION

                  2.1 Structure de présentation des règles de conservation
                      2.1.1 Liste des catégories et sujets 
                      2.1.2 Numérotation des règles

                  2.2 Description des éléments d’information d’une règle de conservation
                      2.2.1 Numéro de la règle de conservation
                      2.2.2 Identification du document ou de la série de documents
                      2.2.3 Type d’exemplaire et support
                      2.2.4 Unité
                      2.2.5 Durées de conservation et notes

                  2.3 Procédure d’utilisation du recueil
                       2.3.1 Présentation de l’index
                       2.3.2 Utilisation du recueil sur papier
                       2.3.3 Utilisation du recueil sur Internet

NOTES

Liste des principaux documents consultés

1. PRÉSENTATION GÉNÉRALE

Le présent document constitue la troisième édition, revue et augmentée,  du Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois publié par la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec. En plus d’une révision complète des règles de conservation  pour les documents sur support papier, ce recueil intègre une mise à jour des règles de conservation développées pour les documents informatiques et présentées dans le volume La gestion des archives informatiques, publié par la CREPUQ aux Presses de l’Université du Québec en 1994.

Avant même l’adoption de la Loi sur les archives¹ en 1983, les établissements universitaires ont joué un rôle très important dans le développement et l’application des calendriers de conservation au Québec, en incluant très tôt de tels instruments de travail dans leurs pratiques de gestion des archives. Dès 1985, la CREPUQ produit une première édition du Calendrier-type de conservation des documents à l’intention de l’ensemble des établissements universitaires québécois.

À l’instar des travaux publiés en ce domaine par les archivistes universitaires, plusieurs autres recueils de règles de conservation de documents ont été élaborés depuis l'adoption de la Loi sur les archives par les intervenants de différents secteurs d'activités. À titre d'exemples, mentionnons les établissements de santé et de services sociaux, les cours municipales, les services de police, les commissions scolaires et les cégeps qui ont travaillé à la mise en commun de décisions sur les délais de conservation de leurs documents ainsi que sur l'évaluation et la sélection des documents à conserver à titre d'archives historiques.

La présente édition du Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois tient compte de l'évolution de la pratique archivistique depuis les éditions antérieures et intègre les commentaires émis à cet égard par les Archives nationales du Québec.

Ce nouvel instrument de référence permettra à tout établissement universitaire québécois de développer son propre calendrier de conservation et facilitera les échanges entre les établissements universitaires et les Archives nationales du Québec lors du processus d’approbation des calendriers de conservation.

Il est important de noter que le présent recueil, comme ses éditions précédentes, établit des règles de conservation minimales que les établissements universitaires québécois peuvent appliquer intégralement ou ajuster selon leurs pratiques respectives. Bien que les périodes de conservation actives et semi-actives puissent être modifiées en fonction des besoins particuliers de chaque établissement, le respect des dispositions concernant les documents à l'état inactif, présentées dans chacune des règles du recueil (élimination, tri aux archives historiques ou conservation), est fortement recommandé afin d'établir une certaine uniformité des documents qui seront conservés en vue de favoriser une constitution homogène des différents fonds d'archives des établissements universitaires.

1.1 Mandat et composition du groupe de travail

Pour mieux répondre aux besoins des établissements universitaires et pour tenir compte des articles 7 et 8 de la Loi sur les archives, le Comité des secrétaires généraux de la CREPUQ a mandaté le Sous-comité des archivistes afin d'élaborer un nouveau Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois qui tienne compte de l'évolution du droit et des pratiques, qui pourrait être adapté aux structures internes de chaque établissement et qui permettrait à chacun de répondre aux exigences de la Loi sur les archives.

Le 3 février 2000, le Sous-comité des archivistes de la CREPUQ a formé un groupe de travail pour réaliser ce mandat. Le groupe était composé de:

Guy Dinel, chef de la Division des archives de l'Université Laval;
Christiane Huot, directrice du Service des archives et de gestion des documents de l'Université du Québec à Montréal;
Pierre Lavigne, directeur du Service des archives de l'École Polytechnique de Montréal;
Claude Minotto, directeur de la Division des archives de l'Université de Montréal et coordonnateur du groupe de travail.

Pour réaliser le projet, la CREPUQ a confié au Service des archives et de gestion des documents de l’Université du Québec à Montréal et à André Gareau, archiviste à l’UQAM,  le mandat de réaliser le Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois, en révisant et en complétant l'ensemble des délais contenus dans la deuxième édition du Calendrier-type de conservation des documents de la CREPUQ (1986) et dans la monographie La gestion des archives informatiques, également publiée par la CREPUQ aux Presses de l’Université du Québec (1994).

1.2 Cadre théorique

1.2.1 Calendrier de conservation

Cette brève présentation du cadre théorique permettra de mieux faire comprendre la fonction du calendrier de conservation qui demeure l'élément clef de tout programme de traitement des documents; tout en s’avérant un instrument de gestion efficace et financièrement rentable pour les établissements universitaires, il  permet de répondre adéquatement aux exigences de la Loi sur les archives. Les articles 7 et 8 de la Loi sur les archives font obligation à tout organisme public d'établir et de tenir à jour un calendrier de conservation :

Art. 7 – « Tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d'utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés ».

Art. 8 - (…) «  Un organisme public visé aux paragraphes 4 à 7 de l'annexe doit, conformément au règlement, soumettre à l'approbation du ministre son calendrier de conservation et toute modification relative à l'addition de nouveaux documents ou relative aux documents destinés à être conservés de manière permanente ». 

La Loi sur les archives définit les archives comme étant  «l'ensemble des documents, quelle que soit leur date ou leur nature, produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou l'exercice de ses activités et conservés pour leur valeur d'information générale».

Le calendrier de conservation est donc le principal élément d'un programme de gestion des documents et constitue la politique officielle d’un établissement en matière de conservation et d'élimination de ses documents. Il s'agit d'un instrument de travail qui fournit des règles de conservation, c'est-à-dire des normes établissant la durée de conservation et le cheminement des documents, de leur création jusqu'à leur élimination ou leur versement aux archives historiques.

Par document, nous entendons toute information portée par un support et intelligible sous forme de mots, de sons ou d’images².

L'élaboration du calendrier de conservation doit permettre d'atteindre plusieurs objectifs:

• identification et protection des documents essentiels et des documents ayant une valeur historique;
• diminution de la masse documentaire;
• réduction du coût de conservation des documents;
• amélioration de l'efficacité administrative.

1.2.2 Recueil des règles de conservation

Un recueil de règles de conservation est avant tout constitué dans le but de fournir une base commune permettant à tout organisme d'un secteur concerné de développer son propre calendrier de conservation.

Les exigences de la Loi sur les archives, jumelées aux exigences du Règlement qui en découle, soit le Règlement sur le calendrier de conservation des documents, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques, viennent appuyer la nécessité du présent recueil de règles de conservation pour soutenir l'ensemble des établissements universitaires dans l'élaboration de leur calendrier de conservation spécifique.

1.2.3 Cycle de vie des documents

Pour bien comprendre l'évolution de la valeur d'un document, il faut se rappeler que le cycle de vie des documents comprend trois grandes phases. Un document est d'abord actif, puis semi-actif et devient finalement inactif.

Phase active

Dans un premier temps, le document sert régulièrement à l'administration. On dit alors du document qu'il est ACTIF. À ce stade, le document est conservé dans les locaux de l'unité qui l’a créé, codifié selon un système de classement et rangé afin de pouvoir le repérer rapidement.

Phase semi-active

Dans un deuxième temps, le document ne sert que sporadiquement à l'administration. On dit alors du document qu'il est SEMI-ACTIF. Afin de libérer de l'espace et de l'équipement, les documents ayant terminé leur phase active sont transférés au dépôt de documents semi-actifs du service des archives permettant ainsi une utilisation maximale des espaces. L'unité qui y transfère ses documents en conserve toutefois l'entière propriété, c'est-à-dire qu'elle peut les emprunter ou même les réactiver.

Phase inactive

Dans un troisième temps, le document n'est plus utilisé à des fins administratives, légales ou financières. On dit alors du document qu'il est INACTIF. À ce stade, le document est éliminé à moins qu'il ne présente une valeur historique (environ 5% de la masse documentaire est susceptible de présenter une valeur historique). Si le document possède cette valeur historique, il est versé au service des archives et l'unité qui verse le document cède alors au service des archives la juridiction sur ce document.

1.2.4 Exemplaire principal et exemplaires secondaires des documents

Chacune des règles proposées détermine la durée de conservation des documents en les divisant en deux catégories : l'exemplaire principal et les exemplaires secondaires.

L'exemplaire principal d'un document est celui qui contient l’information la plus complète sur un sujet donné.

Les exemplaires secondaires, s'ils existent, découlent de l'exemplaire principal et sont utilisés comme instruments de travail, d'information ou de diffusion. Généralement, il s'agit de parties ou de copies de l'exemplaire principal qui sont donc généralement conservées beaucoup moins longtemps que ce dernier.

1.3 Processus d'élaboration

1.3.1 Intervenants et responsabilités

Le recueil ici présenté est bien différent du calendrier de conservation dont doit se doter chacun des établissements. Ce recueil est un outil qui s'appuie sur une compilation analytique des règles de conservation déjà existantes dans les différents établissements universitaires québécois.

La préparation d’un tel recueil implique plusieurs étapes et la participation de nombreux intervenants.

Dans un premier temps, l’archiviste chargé de la réalisation du  présent recueil a procédé à une analyse des calendriers de conservation des documents des différents établissements universitaires québécois. Suite à cette analyse, une compilation et une synthèse furent réalisées dans le but d’identifier les règles de conservation similaires qui pouvaient faire l’objet d’un regroupement. Finalement, des projets de règles de conservation furent rédigés.

Par la suite, les projets de règles de conservation ont été transmis aux membres du groupe de travail chargé de la réalisation du recueil, aux membres du Sous-comité des archivistes et aux représentants du Sous-comité des conseillers juridiques de la CREPUQ, qui ont pu ainsi formuler leurs commentaires.

Les trois cents projets de règles de conservation ont ultérieurement été présentés aux représentants des Archives nationales du Québec,  qui ont à leur tour formulé un certain nombre de commentaires et de recommandations. 

Les commentaires ainsi obtenus furent analysés par le groupe de travail; ils ont permis de procéder à certains ajustements, notamment la  modification, la création, le regroupement et le retrait de certaines règles. Les règles de conservation du présent recueil tiennent donc compte des commentaires émis à cet effet par tous les intervenants consultés.

Finalement, une dernière version du Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois fut approuvée successivement par le Sous-comité des archivistes, le Comité des secrétaires généraux de la CREPUQ, ainsi que par les Archives nationales du Québec à la suite  d'un avis favorable émis par la Commission des biens culturels du Québec.

1.3.2 Considérations méthodologiques

Le présent recueil vise à répondre aux besoins des établissements universitaires québécois. Il va de soi que ce document n'a pu tenir compte de toutes les particularités administratives (les règles de conservation trop spécifiques à un établissement particulier n’ont pas été retenues). C'est notamment le cas en ce qui a trait à certains aspects terminologiques et au partage des responsabilités entre différentes unités. Sous ce dernier aspect et à titre d'exemple, un dossier de construction pourrait ne pas être constitué de la même façon d'un établissement à l'autre et ainsi faire l'objet de règles de conservation différentes.

Ce nouveau recueil, révisé et augmenté à l'automne 2001, regroupe maintenant un total de trois cents règles de conservation qui serviront de guide à l'élaboration et à la mise à jour du calendrier de conservation spécifique à chaque établissement universitaire. Un calendrier de conservation étant le reflet fidèle des structures et des activités d'un organisme, il est par définition UNIQUE; ce recueil devra donc être adapté par chaque organisme, à qui reviendra le soin d'inventorier ses propres documents, de consulter ses gestionnaires et d'approuver des règles de conservation différentes ou non de celles ici proposées.

Ainsi, chaque établissement verra à:

• préciser la terminologie (le libellé du titre des documents);
• adapter la description des documents selon les différentes pratiques;
• préciser l'utilisation des documents qu'il présente;
• identifier les unités responsables;
• établir les critères de sélection dans les cas où il doit y avoir un tri aux archives historiques.

Les règles proposées dans le présent recueil sont générales. Elles représentent le résultat d’un exercice de synthèse visant à regrouper les différents documents touchant un sujet similaire pour lesquels des périodes de conservation communes peuvent être formulées. Les établissements sont encouragés à établir des règles spécifiques en les regroupant selon les délais de conservation et les dispositions qui les caractérisent, de façon à en faciliter l'application (passage du stade actif à semi-actif, inactif, etc.).

Certaines règles développées sur la base des types de documents (par exemple: document préparatoire, document de travail, dossier sujet, dossier ad hoc, document de liaison, liste et inventaire, etc.) doivent être appliquées avec prudence. Ces règles n'exemptent pas chacun des établissements de développer des règles particulières pour des documents dont la gestion et la conservation justifient une telle règle (délais actifs et semi-actifs particuliers, conservation aux archives historiques). C'est la raison pour laquelle, dans chacune de ces règles, l'indication suivante est ajoutée: « Cette règle s'applique uniquement pour les dossiers ou documents dont le sujet ne fait pas l'objet d'une règle de conservation spécifique ».

De plus, il est important de noter que les dispositions de certaines règles développées sur la base des types de documents n’ont pas systématiquement été reportées dans chacune des règles particulières concernées. Par exemple, la nécessité de conserver les politiques, procédures et statistiques, déjà exprimée dans des règles de conservation d’ordre général, n’a pas été répétée dans chacune des règles touchant un sujet particulier, bien qu’elle s’applique.

Les règles fournies dans le recueil sont des règles jugées minimales. Chaque établissement est libre de prendre les dispositions nécessaires à l'adoption de règles de conservation différentes et de les présenter ainsi aux Archives nationales du Québec, par exemple dans les cas où:

• un établissement désire conserver un document aux archives historiques, même si le recueil propose que le document soit détruit;
• un établissement désire adopter des délais de conservation actifs et semi-actifs plus longs que ceux proposés dans le recueil;
• un établissement désire adopter des périodes de conservation actives ou semi-actives plus courtes que celles proposées dans le présent recueil si elle croit qu'en assumer le risque est préférable à en subir les conséquences (coûts de conservation);
• un établissement désire conserver un document sur un support différent que celui proposé dans le recueil.

Les règles impliquant une conservation jusqu'au 100^e anniversaire de naissance d'un individu peuvent être appliquées différemment selon les systèmes et ressources de chacun des établissements universitaires (par exemple, un établissement qui ne posséderait pas de système lui permettant une gestion des dossiers selon les dates de naissance, pourrait établir un délai de conservation de quatre-vingts ans à partir de la date du transfert au service des archives).

Pour tout document ayant une incidence financière, l'année financière en cours est déjà incluse dans le délai de conservation proposé et ce, dans le but de faciliter l’application des règles de conservation du recueil.  Il est également important de s'assurer que les règles ayant une incidence financière soient conformes aux principes comptables généralement reconnus, notamment ceux qui ont des incidences fiscales tant pour l'établissement universitaire que pour des tiers.

Par ailleurs, chaque établissement demeure responsable de la présentation définitive de ses règles de conservation aux Archives nationales du Québec. Dans le cas des fichiers informatiques notamment, chaque établissement devra compléter le formulaire fourni par les Archives nationales du Québec intitulé Établissement du calendrier de conservation des documents informatiques d’un organisme public. L’utilisation du formulaire permettra à l’établissement de préciser certaines informations particulières qui ne peuvent être incluses dans des règles générales comme celles qui composent le présent recueil (par exemple, la liste des sorties imprimées, les responsables du système informatique, la liste des banques de données, etc.).

De plus, en ce qui concerne la conservation permanente des documents sur support informatique, les établissements universitaires devront tenir compte des développements et des recherches en cours dans le domaine de la conservation des archives électroniques, tel le projet InterPARES (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems).

1.3.3 Considérations juridiques

Tel que mentionné précédemment, chacune des règles du présent recueil a été analysée par le Sous-comité des conseillers juridiques de la CREPUQ. Cette analyse ne dispense toutefois pas les établissements de faire valider leurs règles spécifiques par un conseiller juridique. En effet, bien que l'avis des conseillers juridiques sollicité en 2000-2001 ait été intégré dans la formulation des règles minimales présentées dans l’actuel recueil, l'évolution des lois, des pratiques, des technologies justifie la demande d’un nouvel avis juridique par les établissements.

La formulation des règles de conservation du présent recueil tient compte de différentes considérations juridiques, dont les suivantes :

• l'application d’une règle s'effectue en rapport avec le document décrit selon sa nature et non selon le champ d'activité de l'établissement pour lequel il a été créé ou utilisé;

• la formulation des délais de conservation, bien qu'elle tienne compte des prescriptions juridiques stipulées dans les lois applicables, résulte plutôt d'une évaluation globale des enjeux juridiques pour chaque type de document;

• lorsque deux règles de conservation s'appliquent à un document, celle qui prévoit le délai de conservation le plus long s'applique;

• l’original de tout document relatif à une action judiciaire ou à une réclamation doit être conservé selon la durée établie aux règles 01.48, 01.50 et 01.51, sur avis de la personne responsable de ladite action ou réclamation à celle qui détient ledit original;

• lorsque les règles proposent la conservation des documents sur microfilm ou sur support numérique, ces règles devraient prévoir que ce transfert doit être réalisé dans le respect des exigences prévues par le Code civil du Québec, le Guide d'imagerie numérique - Numérisation de l'information consignée sur des supports traditionnels des Archives nationales du Québec et la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.

2. CONTENU ET UTILISATION

2.1 Structure de présentation des règles de conservation

Le présent recueil comprend trois cents règles de conservation regroupées par catégories basées sur les grandes fonctions des établissements universitaires.  Dans chacune des catégories, les règles ont été regroupées par sujets.

2.1.1 Liste des catégories et sujets

01. ADMINISTRATION

Administration - Généralités

Comités

Historique, documents constitutifs et réglementaires

Planification, organisation et régie interne

Rapports et statistiques

Gestion des documents administratifs

Affaires juridiques

           02. RESSOURCES HUMAINES

Dotation de personnel

Dossier du personnel

Conditions de travail et avantages sociaux

Santé et sécurité au travail

Évaluation, développement et mouvement du personnel

Relations de travail

          03. RESSOURCES FINANCIÈRES

Financement

Budgets

Comptabilité

Gestion salariale

Opérations bancaires, emprunts, placements et garanties

États financiers

Impôts et taxes

04. RESSOURCES MOBILIÈRES ET IMMOBILIÈRES

Ressources immobilières

Ressources mobilières

Entretien et réparation des ressources mobilières et immobilières

Sécurité

05. AFFAIRES ÉTUDIANTES

Clientèle étudiante

Admission, inscription, évaluation

Services aux étudiants

Activités et organisations étudiantes

Diplômés

06. SERVICES COMMUNAUTAIRES

Services communautaires

Services d'hébergement

Services de santé

Services de consultation juridique

Services sportifs

Services alimentaires

Services socioculturels

Congrès, colloques, activités de bienfaisance

07. ENSEIGNEMENT

Organisation de l'enseignement

Gestion de l'enseignement

Évaluation des études

Coopération - Enseignement

08. RECHERCHE ET CRÉATION

Organisation et gestion de la recherche et de la création

Financement de la recherche et de la création

Recherche institutionnelle

Chercheurs

Coopération - Recherche et création

09. INFORMATION ET COMMUNICATIONS

Communications

Information

Télécommunications

Ressources documentaires et muséologiques

Audiovisuel et informatique

2.1.2 Numérotation des règles

Chacune des règles de conservation présentées dans ce recueil est identifiée par un numéro formé du numéro de la catégorie associée aux documents concernés, suivi d’un numéro séquentiel.

À l'intérieur de chaque catégorie, les règles de conservation ont été regroupées par sujets selon une numérotation séquentielle mais sans ordre logique.
 

Exemple:	Règle 01.27 :	Rapport d'activités
	Catégorie 01:	Administration
	Sujet :	Rapports et statistiques
	Numéro 27 :	27e règle de la catégorie 01

Pour retracer la règle de conservation désirée, l’utilisateur peut consulter l'index ou la liste numérique des règles, surtout dans le cas où il voudrait avoir une idée générale des différentes règles développées pour un sujet particulier.

2.2 Description des éléments d'information d'une règle de conservation

Pour chaque règle de conservation, on retrouve les éléments suivants:
 

2.2.1 Numéro de la règle de conservation

 

Numérotation double: le numéro de la catégorie concernée et un numéro séquentiel, à l'intérieur de chaque catégorie.

 

2.2.2 Identification du document ou de la série de documents

 

Titre, description sommaire et utilisation du document.

 

2.2.3 Type d'exemplaire et support

 

Mention du type d'exemplaire (principal ou secondaire) et du support du document.

 

Symbolique des supports:

A: papier
B: microfilm
C: informatique
D: audiovisuel
E: divers supports

                2.2.4 Unité