Recueil des règles de conservation des documents
des établissements universitaires québécois

¹ Conservation 2 ans ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version.
² Tri aux archives historiques : conservation des documents de référence illustrant l'identification de l'établissement et des documents témoignant de la définition et du contrôle de l'application des normes officielles d'identification de l'établissement et de ses diverses composantes.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 2 ans après la tenue de l'événement.
² Tri aux archives historiques : conservation des communiqués de presse, des programmes d'activités, du registre des visiteurs, de la liste des invités et des présences, des photographies, des allocutions, de la documentation significative, d'un spécimen du carton d'invitation et des documents de promotion (dépliants, affiches et autres) liés aux événements majeurs organisés par l'établissement ou l'une de ses composantes. Élimination des documents de support à l'organisation des événements (formulaires de réservation, réquisitions publicitaires, mesures de sécurité et autres).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation aussi longtemps que le registre n'est pas complété.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Tri aux archives historiques : conservation des textes d'allocutions prononcées dans le cadre des activités de l'établissement ou prononcées à l'extérieur par un membre de l'établissement dans le cadre de ses fonctions (à titre de représentant de l'institution). Conservation des allocutions prononcées par une personnalité extérieure et traitant d'un sujet lié aux activités de l'institution ou de l'une de ses composantes. Élimination des textes d'allocutions ne traitant pas des activités de l'établissement.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Tri aux archives historiques : conservation de la politique d'information interne et des documents officiels diffusés par l'établissement ou l'une de ses composantes. Élimination des documents préparatoires.

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Mise à jour : 2002-03-14

 09 - INFORMATION ET COMMUNICATIONS / INFORMATION

¹ Conservation 2 ans ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version.
² Tri aux archives historiques : conservation des plans de communication, des documents promotionnels (dépliants, affiches, enregistrements sonores et vidéos, contenu des bannières publicitaires diffusées sur Internet et autres), des programmes, des comptes rendus et des rapports d'activités de promotion et de campagnes publicitaires (statistiques, enquête sur les résultats, analyse des impacts). Élimination des documents de support et de préparation.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Tri aux archives historiques : conservation des communiqués de presse, des coupures et revues de presse traitant directement ou indirectement de l'établissement, d'un spécimen du carton d'invitation à une conférence de presse et du dossier d'information complet remis aux journalistes (communiqués de presse, documents d'information et de promotion, photographies et autres).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 1 an après la publication du document.
² Conservation jusqu'à la prochaine mise à jour du document (réévaluation aux 5 ans).
³ Élimination. La valeur de recherche est assurée par la conservation des publications sur support papier (règles 09.09 et 09.10).
⁴ Conservation aussi longtemps que la publication n'est pas complétée.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 2 ans après la publication du document.
² Tri aux archives historiques : conservation d'un exemplaire des publications imprimées à caractère administratif produites par l'établissement ou l'une de ses composantes, de la liste des publications et de la liste des projets d'édition non retenus. Élimination des documents préparatoires et de support à l'édition et la diffusion des publications administratives.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 2 ans après la publication du document.
² Tri aux archives historiques : conservation d'un exemplaire des publications imprimées impliquant l'établissement ou l'une de ses composantes (selon la politique interne de chaque établissement) et de la liste des publications savantes ou scientifiques. Élimination des documents préparatoires et de support à l'édition et la diffusion des publications savantes ou scientifiques.

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Mise à jour : 2002-03-14

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 2 ans (les documents sans incidence financière, par exemple les réquisitions de photocopie et de travaux d'imprimerie, doivent être éliminés après 2 ans).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation aussi longtemps que l'équipement est en fonction ou que le compte du client est actif.

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Mise à jour : 2002-03-14

 09 - INFORMATION ET COMMUNICATIONS / TÉLÉCOMMUNICATIONS

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Dès création ou réception, les courriels témoignant et attestant de transactions, de décisions ou d'échanges d'informations importantes (avis, commentaires, prises de position) ou qui peuvent être associés à d'autres documents sur support papier doivent être imprimés sur papier puis classés au dossier concerné. Les autres courriels doivent être éliminés immédiatement après transmission ou utilisation.
² Élimination. La valeur de recherche est assurée par la conservation des documents sur papier.

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Mise à jour : 2002-03-14

 09 - INFORMATION ET COMMUNICATIONS / TÉLÉCOMMUNICATIONS

09.16

¹ Les messages sont effacés automatiquement après une période de temps fixée par l'établissement.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation aussi longtemps que la ressource est conservée par l'établissement (fichier de référence), que l'usager bénéficie du droit d'emprunter (fichier des clients) ou jusqu'à ce que les documents ou pièces muséologiques soient retournés (fichier des prêts).
² Élimination. La valeur de recherche est assurée par la conservation des documents suivants sur support papier : dossier d'évaluation, de référence et d'acquisition (règle 09.18), dossier de traitement des fonds d'archives et pièces muséologiques (règle 09.19), catalogues, répertoires et instruments de recherche (règle 09.20).

Mise à jour : 2002-03-14

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¹ Conservation 2 ans après l'acquisition ou la fin de l'abonnement (volumes, revues, banques de données) ou aussi longtemps que la ressource est conservée par l'établissement (fonds d'archives, livres rares, collections muséologiques et autres).
² Conservation 5 ans des documents de support.
³ Tri aux archives historiques : conservation des dossiers d'évaluation, d'acquisition et de référence liés aux fonds d'archives, aux livres rares et aux collections muséologiques de l'établissement. Élimination des documents de support.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Tri aux archives historiques : conservation des dossiers de traitement des fonds d'archives, des livres rares et des collections muséologiques de l'établissement.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 3 ans ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version.
² Tri aux archives historiques : conservation des catalogues, répertoires et instruments de recherche publiés ou imprimés dans un but de diffusion. Conservation des contrats de prêt de pièces d'archives ou muséologiques à des fins d'exposition ainsi que des statistiques cumulatives d'utilisation. Élimination des documents de support.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Tri aux archives historiques : conservation des rapports et statistiques témoignant des activités de fréquentation ou d'utilisation des ressources documentaires et muséologiques.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 2 ans (prêt, réservation et distribution) ou aussi longtemps que l'équipement est conservé par l'établissement (achat, entretien et réparation).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 3 ans (distribution, installation, prêt et réservation) ou aussi longtemps que l'équipement est conservé par l'établissement (achat, entretien et réparation).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 2 ans après la fin du projet (contrôle des demandes de production) ou aussi longtemps que le système existe (inventaire des productions).
² Élimination. La valeur de recherche est assurée par la conservation des instruments de recherche décrivant les archives audiovisuelles et photographiques de l'établissement (règle 09.20).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Tri aux archives historiques : sélection des documents selon l'importance des sujets traités (en lien avec les activités et réalisations de l'établissement ou de l'une de ses composantes), la nature des documents ainsi que la qualité technique des productions. Conservation des documents fournissant des informations significatives sur la nature, le contenu (date, événement, personnes photographiées ou impliquées et autres) et le processus de production (contrat, licence de droit d'auteur, scénario et autres).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Tri aux archives historiques : conservation des rapports et statistiques témoignant des activités de fréquentation ou d'utilisation des ressources audiovisuelles et photographiques.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 2 ans (prêt, réservation et distribution) ou aussi longtemps que l'équipement est conservé par l'établissement (achat, entretien et réparation).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 3 ans (distribution, installation, prêt et réservation) ou aussi longtemps que l'équipement est conservé par l'établissement (achat, entretien et réparation).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 3 ans ou aussi longtemps que le logiciel ou le programme informatique est utilisé.
² Conservation aussi longtemps que des données peuvent être exploitées, doivent demeurer accessibles ou être transférées dans un nouveau programme informatique.
³ Élimination. La valeur de recherche est assurée par la conservation de la documentation relative aux logiciels, progiciels et programmes informatiques institutionnels développés par l'établissement (règle 09.30).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation aussi longtemps que le logiciel, le progiciel ou le programme informatique est utilisé. Les documents relatifs au prêt et à la location de logiciels, progiciels ou programmes informatiques doivent être éliminés 1 an après la fermeture du dossier.
² Conservation aussi longtemps que des données peuvent être exploitées, doivent demeurer accessibles ou être transférées dans un nouveau programme informatique.
³ Tri aux archives historiques : conservation de la documentation relative aux logiciels, progiciels et programmes informatiques institutionnels développés par l'établissement.

 RÈGLE PRÉCÉDENTE | RÈGLE SUIVANTE

Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation aussi longtemps que le système existe ou que le compte du client est actif.
² Élimination. La valeur de recherche est assurée par la conservation des documents suivants sur support papier : dossier de développement de systèmes informatiques (description du projet, documentation, requérant, coûts) et statistiques d'utilisation (règle 09.32), rapports annuels des unités responsables des différents systèmes informatiques (règle 01.27).

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 Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 3 ans ou aussi longtemps que le système existe ou que le compte du client est actif. Les documents de support doivent être éliminés 2 ans après la fermeture du dossier (formulaires internes de demandes de développement non retenues, formulaires d'utilisation des systèmes, demandes de production et autres).
² Tri aux archives historiques: conservation du dossier de développement des systèmes informatiques (description du projet, documentation, requérant, coûts) et des statistiques d'utilisation.

RÈGLE PRÉCÉDENTE | RÈGLE SUIVANTE

Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation des données jusqu'à leur retrait ou leur remplacement par une nouvelle version.
² Conservation d'un portrait annuel du site Web. Les documents importants inclus dans les différentes pages du site doivent faire l'objet de règles de conservation distinctes (chaque unité responsable d'un site Web doit s'assurer de l'application de la présente règle et de toute règle de conservation visant à assurer la préservation des informations ou documents recueillis, transmis ou échangés par le biais de son site Web).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation aussi longtemps que le site Web existe. Les documents de support (notamment les anciennes versions des différentes sections d'information) doivent être éliminés après 3 ans.
² Tri aux archives historiques : conservation de la liste des sites Web de l'établissement. Conservation des documents représentatifs de la création et de l'évolution de la structure et des éléments majeurs du site Web. Les documents importants inclus dans les différentes pages du site doivent faire l'objet de règles de conservation distinctes (chaque unité responsable d'un site Web doit s'assurer de l'application de la présente règle et de toute règle de conservation visant à assurer la préservation des informations ou documents recueillis, transmis ou échangés par le biais de son site Web).

RÈGLE PRÉCÉDENTE | RÈGLE SUIVANTE

Mise à jour : 2002-03-14

RÈGLE PRÉCÉDENTE | RÈGLE SUIVANTE (Fin des règles)

Mise à jour : 2002-03-14