Recueil des règles de conservation des documents
des établissements universitaires québécois

¹ Conservation aussi longtemps que le service est dispensé ou 5 ans après la dernière inscription au dossier.
² Élimination. La valeur de recherche est assurée par la conservation des documents suivants sur support papier : programmes, protocoles, contrats, ententes, rapports et statistiques témoignant des services dispensés, des activités organisées, des ressources disponibles, de la participation des usagers et de l'évaluation des résultats obtenus (voir les règles 06.02 à 06.17).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 2 ans après la fin du projet.
² Tri aux archives historiques : conservation de la correspondance, des programmes, des protocoles, des contrats, des ententes, des rapports et des statistiques fournissant la description des projets et témoignant des principales réalisations et de la participation obtenue. Élimination des documents de support (inscriptions, gestion financière et autres).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version. Conservation 3 ans des documents relatifs à la gestion des services accessoires offerts aux clients des résidences universitaires (location de meubles et autres).
² Tri aux archives historiques : conservation des politiques et règlements, de l'inventaire des résidences dont l'établissement est propriétaire ainsi que des rapports et statistiques témoignant de leur utilisation par les étudiants. Élimination des documents de support.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 3 ans après la fermeture du dossier.
² Conservation jusqu'à la fermeture du dossier.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 2 ans après la tenue de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version.
² Tri aux archives historiques : conservation des programmes, des rapports d'activités et des statistiques témoignant des services dispensés, des activités organisées, de la participation de la clientèle et de l'évaluation des résultats obtenus. Élimination des documents de support.
³ Conservation jusqu'à la fin de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation dans le bureau du professionnel 2 ans après la dernière inscription au dossier.
² Avant que le dossier de l'usager soit confié au Service des archives, le professionnel doit lui donner un mandat spécifique et détaillé indiquant les personnes (fonctions) qui auront accès aux dossiers ainsi que leurs modalités de conservation et de traitement, notamment la durée de conservation qui ne pourra être inférieure à 5 ans conformément aux exigences légales relatives à la tenue des dossiers du professionnel.
³ Élimination selon les modalités prévues au mandat donné par le professionnel. Dans le cas où il n'existe pas de mandat ou qu'il est impossible d'en obtenir un du professionnel, élimination. Les établissements qui jugent pertinent de conserver certains dossiers pour leur valeur de recherche peuvent le faire par échantillonnage ou la sélection de spécimens, à condition que ces dossiers soient dépersonnalisés et que le professionnel y ait consenti.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 2 ans après la tenue de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version.
² Tri aux archives historiques : conservation des programmes, des rapports d'activités et des statistiques témoignant des services dispensés, des activités organisées, de la participation de la clientèle et de l'évaluation des résultats obtenus. Élimination des documents de support.
³ Conservation jusqu'à la fin de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation dans le bureau du professionnel 2 ans après la dernière inscription au dossier.
² Avant que le dossier de l'usager soit confié au Service des archives, le professionnel doit lui donner un mandat spécifique et détaillé indiquant les personnes (fonctions) qui auront accès aux dossiers ainsi que leurs modalités de conservation et de traitement, notamment la durée de conservation qui ne pourra être inférieure à 5 ans conformément aux exigences légales relatives à la tenue des dossiers du professionnel.
³ Élimination selon les modalités prévues au mandat donné par le professionnel. Dans le cas où il n'existe pas de mandat ou qu'il est impossible d'en obtenir un du professionnel, élimination. Les établissements qui jugent pertinent de conserver certains dossiers pour leur valeur de recherche peuvent le faire par échantillonnage ou la sélection de spécimens, à condition que ces dossiers soient dépersonnalisés et que le professionnel y ait consenti.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Tri aux archives historiques : conservation des programmes, des rapports d'activités et des statistiques témoignant de l'utilisation des services sportifs par les usagers.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation jusqu'à la fermeture du dossier.

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Mise à jour : 2002-03-14 

¹ Conservation 2 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur.

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¹ Tri aux archives historiques : conservation des programmes, des rapports d'activités et des statistiques témoignant de l'organisation et du contenu des activités socioculturelles.

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Mise à jour : 2002-03-14 

¹ Conservation 2 ans après la fin de l'exposition.
² Tri aux archives historiques : conservation des rapports et statistiques sur les expositions, du catalogue de l'exposition (incluant la liste et la reproduction des oeuvres), d'un spécimen du carton d'invitation, de l'affiche, des textes d'allocutions présentées lors de l'ouverture de l'exposition, du contrat, du texte didactique, des communiqués de presse et de la correspondance significative. Élimination des documents de support.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Tri aux archives historiques : conservation des documents qui témoignent de façon significative de l'organisation et de la tenue des congrès et colloques selon la nature et l'importance des sujets traités et en considérant la mission de l'établissement (procès-verbaux du comité organisateur, programme, actes du congrès, états financiers, textes des conférences, listes des participants). Élimination des documents de support (réservation de locaux et de matériel, logistique, gestion financière et autres).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Tri aux archives historiques : conservation de la correspondance significative et des rapports témoignant de la tenue des activités de bienfaisance impliquant l'établissement et des résultats obtenus. Élimination des documents de support liés à l'organisation matérielle des activités.

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Mise à jour : 2002-03-14