Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois

¹ Conservation 1 an après l'abolition du poste (les données sont mises à jour régulièrement).
² Conservation 10 ans ou aussi longtemps que le système existe.
³ Élimination. La valeur de recherche est assurée par la conservation des documents importants sur support papier aux archives historiques (voir la règle 02.02).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation aussi longtemps que le document est en vigueur ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version.
² Tri aux archives historiques : conservation du plan d'effectifs officiel, du plan d'embauche spécifique à l'établissement, du registre cumulatif des postes, des listes cumulatives du personnel et de l'ancienneté ainsi que des rapports et études sur la création, le transfert ou l'abolition de postes. Élimination des documents de support (listes périodiques non officielles, rapports partiels et autres).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation aussi longtemps que le document est en vigueur ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version.
² Tri aux archives historiques : conservation des descriptions officielles de fonctions et de tâches du personnel de l'établissement, des plans de travail ou des rapports témoignant de la répartition des tâches d'enseignement, des tâches autres que l'enseignement et des activités professionnelles extérieures du personnel enseignant. Élimination des documents de support (formulaires de travail, listes préliminaires et autres).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 1 an après la fin du processus de dotation relié à un poste.
² Élimination. La valeur de recherche est assurée par la conservation des documents suivants sur support papier : plan d'effectifs officiel, plan d'embauche, registre cumulatif des postes, listes cumulatives du personnel et de l'ancienneté (règle 02.02), offres d'emploi, critères d'embauche, dossiers de recrutement du personnel de direction et enseignant régulier (règle 02.05).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 1 an après la fin du concours ou jusqu'au règlement du dernier grief lié au processus de recrutement.
² Conservation 2 ans ou aussi longtemps qu'une contestation du processus de recrutement est possible (selon les dispositions de la convention collective concernée).
³ Tri aux archives historiques : conservation des offres d'emploi, critères d'embauche, dossiers de recrutement du personnel de direction et enseignant régulier. Élimination des autres dossiers de recrutement, des tests d'évaluation périmés et documents de support.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version ou jusqu'à la fin d'un processus de nomination spécifique.
² Tri aux archives historiques : conservation du bilan cumulatif des engagements, des procédures, des normes, des guides d'accueil destinés aux différentes catégories de personnel. Conservation des documents témoignant du processus de nomination des cadres supérieurs (les dossiers d'élection font l'objet d'une règle de conservation distincte). Élimination des documents de support.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 2 ans après le départ de l'employé (les données sont mises à jour régulièrement et sont habituellement cumulatives).
² Conservation jusqu'au 100^e anniversaire de naissance de l'employé.
³ Élimination. La valeur de recherche est assurée par la conservation des documents suivants sur support papier : dossier de l'employé, offres d'emploi, plans d'effectifs, listes d'effectifs, listes d'ancienneté, descriptions de fonctions et de tâches, plans de travail, activités professionnelles extérieures, fiche cumulative des activités de perfectionnement et autres (voir les règles 02.02, 02.03, 02.05, 02.08 et 02.10).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 2 ans après le départ de l'employé.
² Conservation jusqu'au 100^e anniversaire de naissance de l'employé (le transfert des documents sur microfilm est recommandé).
³ Tri aux archives historiques : conservation des dossiers d'employés nés aux années 01 et 06 de chaque décennie et sélection des dossiers des professeurs et chargés de cours qui se sont particulièrement illustrés dans leur domaine d'enseignement, de recherche ou de création, qui se sont mérités des prix, reconnaissances et autres distinctions. Conservation intégrale des dossiers s'ils ont été transférés sur microfilm (élimination des dossiers sur papier).
⁴ Conservation 1 an après le départ de l'employé.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 2 ans après le départ de l'employé.
² Les dossiers d'employés du personnel enseignant auxiliaire qui participe aux programmes d'avantages sociaux de l'établissement (assurances, retraite et autres) sont conservés jusqu'au 100^e anniversaire de l'employé.
³ Conservation au bureau 1 an après le départ de l'employé.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 2 ans après le départ de l'employé.
² Conservation jusqu'au 100^e anniversaire de naissance de l'employé (le transfert des documents sur microfilm est recommandé). Les dossiers d'employés occasionnels qui ne participent pas aux programmes d'avantages sociaux de l'établissement (assurances, retraite et autres) sont conservés 5 ans puis éliminés.
³ Tri aux archives historiques : conservation des dossiers des cadres supérieurs et dans le cas du personnel administratif et de soutien, conservation des dossiers d'employés nés aux années 01 de chaque décennie.
⁴ Conservation 1 an après le départ de l'employé.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 3 ans après le départ de l'étudiant ou du stagiaire.
² Conservation 1 an après le départ de l'étudiant ou du stagiaire.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 1 an après l'envoi à la CREPUQ et au ministère de l'Éducation du Québec.
² Conservation 10 ans ou aussi longtemps que le système existe.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 3 ans ou aussi longtemps que les données sont nécessaires à la mise en application de la convention collective (rétroactivité salariale et autres).
² Élimination. La valeur de recherche est assurée par la conservation des documents suivants sur support papier: échelles de salaire et documents relatifs à la base de rémunération du personnel (règle 02.16).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation aussi longtemps que le document est en vigueur ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version.
² Tri aux archives historiques : conservation des échelles de salaire et des documents relatifs à la base de rémunération du personnel de l'établissement (sauf si ceux-ci se retrouvent déjà dans les conventions collectives et autres ententes avec les différentes catégories d'employés, qui sont conservées aux archives historiques selon les dispositions de la règle 02.38). Élimination des rapports, listes et documents de support.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 2 ans après le départ de l'employé. Les données relatives aux banques de temps et au contrôle des absences peuvent être éliminées 5 ans après leur enregistrement, sauf si elles sont nécessaires à la mise en application de la convention collective (rétroactivité salariale et autres).
² Conservation jusqu'au 100^e anniversaire de naissance de l'employé.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation aussi longtemps que le document est en vigueur ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 1 an. Les documents relatifs aux congés sans traitement, de maternité, différés ou anticipés sont habituellement intégrés au dossier de l'employé, lequel fait l'objet de règles de conservation distinctes (voir les règles 02.08 à 02.11).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation aussi longtemps que les assurances et le régime sont en vigueur, jusqu'au règlement de toutes les réclamations ou tant qu'il y a des bénéficiaires ou des ayants droit (tant qu'il est possible de pouvoir bénéficier du régime). Conservation des réclamations d'assurance 1 an au bureau.
² Conservation 10 ans après la fermeture du dossier.
³ Tri aux archives historiques : conservation des contrats et des avenants des polices d'assurances collectives. Élimination des réclamations et des documents de support (facturation et autres).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 4 ans ou aussi longtemps que les données sont nécessaires à la mise en application de la convention collective (rétroactivité salariale et autres).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 2 ans après la fermeture du dossier.
² Conservation 4 ans ou aussi longtemps que les documents sont nécessaires à la mise en application de la convention collective (rétroactivité salariale et autres).
³ Élimination. Un relevé cumulatif des données relatives à l'évolution salariale et aux avantages sociaux du personnel (incluant les données sur l'assurance-salaire) est habituellement conservé dans le dossier de l'employé, lequel fait l'objet de règles de conservation distinctes (voir les règles 02.08 à 02.11).

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Mise à jour : 2002-03-14

N o t e s :                                                                                  ( É = Élimination   C = Conservation )
¹ Conservation 1 an après le départ de l'employé ou 1 an après le règlement complet à ses ayants droit, si l'employé décède.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 2 ans après la fermeture du dossier. Les documents relatifs aux réclamations mineures et courantes sont conservés 2 ans, puis éliminés.

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Mise à jour : 2002-03-14

N o t e s :                                                                                  ( É = Élimination   C = Conservation )

¹ Conservation jusqu'au 100^e anniversaire de naissance du retraité ou jusqu'à son décès.
² Élimination. La valeur de recherche est assurée par la conservation des documents suivants sur support papier : rapports produits aux organismes responsables de l'administration du régime de retraite (règle 02.26).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 2 ans (jusqu'au règlement ou jugement dans le cas d'une procédure de grief ou judiciaire) ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version.
² Tri aux archives historiques : conservation des rapports produits aux organismes responsables de l'administration du régime de retraite et des rapports annuels du régime de retraite. Élimination des documents de support.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 1 an après le transfert du fonds de pension dans un autre établissement ou après le règlement complet au bénéficiaire et ses ayants droit. Les états de contributions sont éliminés sur réception d'une nouvelle version.
² Dans le cas d'un départ ou d'un transfert, conservation jusqu'au 100^e anniversaire de naissance du participant. Conservation de l'état des contributions et intérêts jusqu'à son remplacement par une nouvelle version.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Tri aux archives historiques : conservation des rapports témoignant des mesures et programmes de santé et sécurité adoptés par l'établissement.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 1 an après le règlement complet du dossier.
² Conservation jusqu'au 100^e anniversaire de naissance de l'employé.
³ Conservation 1 an après le départ de l'employé.

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Mise à jour : 2002-03-14

N o t e s :                                                                                 ( É = Élimination   C = Conservation )

¹ Conservation jusqu'au départ de l'employé.
² Conservation 10 ans après la dernière inscription au dossier.
³ Conservation 1 an après le départ de l'employé.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation aussi longtemps que le programme ou les documents sont en vigueur.
² Conservation 5 ans ou aussi longtemps que les documents sont nécessaires à l'application de la convention collective (évaluations périodiques, évolution des critères et autres).
³ Tri aux archives historiques : conservation des programmes et guides d'évaluation. Élimination des documents de support (listes d'employés à évaluer et autres).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation aussi longtemps que les documents sont en vigueur (programme, critères d'évaluation et autres) ou 2 ans après la tenue d'une activité de perfectionnement.
² Tri aux archives historiques : conservation des programmes, des rapports d'activités et des plans de développement des ressources humaines de l'établissement. Élimination des documents de support (budgets, publicité, documentation et autres).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation jusqu'à la fermeture du dossier (réception du rapport d'activité et remboursement des frais, mise à jour de la fiche cumulative des activités de perfectionnement de l'employé concerné).
² Élimination. La valeur de recherche est assurée par la conservation de la fiche cumulative des activités de perfectionnement de l'employé (habituellement classée au dossier de l'employé, lequel fait l'objet de règles de conservation distinctes; voir les règles 02.08 à 02.11). Si cette fiche n'existe pas, conserver une trace des activités de perfectionnement réalisées dans le dossier de l'employé concerné.

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Mise à jour : 2002-03-14

N o t e s :                                                                                 ( É = Élimination   C = Conservation )

¹ Conservation jusqu'à la date de l'activité.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation des dossiers de support à l'organisation d'une activité 2 ans après son déroulement. Les dossiers d'interventions personnelles (impliquant des employés) sont confidentiels et demeurent habituellement sous la garde du responsable du programme d'aide qui en dispose selon les règles de déontologie en vigueur.
² Tri aux archives historiques : conservation des bilans annuels d'activités et élimination des dossiers de support.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Tri aux archives historiques : conservation des dossiers de promotion des professeurs (si ces documents ne sont pas classés au dossier de l'employé). Élimination des documents de support (formulaires, listes) et des dossiers reliés aux autres catégories de personnel (une trace des mouvements de personnel figure normalement au dossier de l'employé, lequel fait l'objet de règles de conservation distinctes; voir les règles 02.08 à 02.11).

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation 1 an (demandes de libération syndicale), aussi longtemps que les documents sont en vigueur (accréditation, reconnaissance d'associations) ou jusqu'à leur mise à jour (liste des délégués).
² Tri aux archives historiques : conservation des accréditations de syndicats ou des documents attestant des décisions relatives à la reconnaissance d'associations ou de regroupements d'employés. Élimination des documents de support (liste des délégués, libérations syndicales et autres).

RÈGLE PRÉCÉDENTE| RÈGLE SUIVANTE

Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation aussi longtemps que le document est en vigueur.
² Conservation 10 ans ou pour la durée des deux conventions collectives suivantes.
³ Tri aux archives historiques : conservation du premier dépôt patronal et syndical, des objectifs et mandats des deux parties, de la version finale du contrat de travail, des lettres d'entente, des dossiers de presse et des documents relatifs à l'interprétation des conventions collectives. Élimination des documents de support aux négociations.
⁴ Conservation jusqu'à la signature du contrat de travail.

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Mise à jour : 2002-03-14

¹ Conservation jusqu'à la finalisation du dossier (règlement du grief, fin du conflit de travail ou des mesures disciplinaires).
² Conservation 10 ans. S'il y a lieu, les documents relatifs aux mesures disciplinaires doivent être éliminés immédiatement après la période de conservation prévue par la convention collective concernée.
³ Tri aux archives historiques : conservation des sentences arbitrales, des documents significatifs sur les conflits de travail majeurs (injonction, poursuite, procédure, décision judiciaire, dossiers de presse et autres) et la définition des services essentiels. Élimination des griefs et des mesures disciplinaires.

RÈGLE PRÉCÉDENTE | RÈGLE SUIVANTE (Vers 03 - RESSOURCES FINANCIÈRES)

Mise à jour : 2002-03-14