CREPUQ, Sous-comité des archivistes

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09 - INFORMATION ET COMMUNICATIONS / COMMUNICATIONS
09.02	Cérémonies officielles et événements spéciaux
Documents relatifs aux cérémonies, célébrations, inaugurations, visites, fêtes, anniversaires, réceptions, manifestations, lancements et autres événements spéciaux organisés par l'établissement et ses différentes composantes : listes d'invitations et de présences, cartons d'invitation, programmes, publicité, affiches, dépliants, documentation, coupures de presse, photographies, textes des allocutions, notes diverses (protocole, déroulement, sécurité, banquet) et autres.
exemplaire	unité	actif	semi-actif	inactif
principal [ e ]	Unité responsable	X¹	3 ans	C²
secondaire [ e ]	Autres unités concernées	X¹		É
N o t e s : ( É = Élimination C = Conservation ) ¹ Conservation 2 ans après la tenue de l'événement. ² Tri aux archives historiques : conservation des communiqués de presse, des programmes d'activités, du registre des visiteurs, de la liste des invités et des présences, des photographies, des allocutions, de la documentation significative, d'un spécimen du carton d'invitation et des documents de promotion (dépliants, affiches et autres) liés aux événements majeurs organisés par l'établissement ou l'une de ses composantes. Élimination des documents de support à l'organisation des événements (formulaires de réservation, réquisitions publicitaires, mesures de sécurité et autres).
[ ] = Supports --->a = papier b = microfilm c = informatique d = audiovisuel e = divers supports
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Mise à jour : 2002-03-14