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07 - ENSEIGNEMENT / ÉVALUATION DES ÉTUDES
07.41 Diplômes et attestations 
Documents relatifs au contrôle de l'émission des diplômes et attestations aux étudiants ayant complété leur programme d'études : spécimens des diplômes et attestations, calendrier et procédure en vue de l'émission des diplômes, demandes relatives à la diplômation, registres des formats et des signataires de diplômes, diplômes non réclamés, demandes spécifiques relatives aux diplômes (copies, traduction, authentification) et autres.
exemplaire unité actif semi-actif inactif
principal   [ a ] Unité responsable X1 5 ans C2
secondaire [ a ] Autres unités concernées 2 ans   É
N o t e s :                                                                               ( É = Élimination C = Conservation )

1 Conservation 2 ans ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version. Élimination des diplômes non réclamés après 2 ans.
2 Tri aux archives historiques : conservation des calendriers et procédures d'émission des diplômes, des registres des signataires et formats de diplômes, d'un spécimen de chaque type de diplôme ou d'attestation (présentations ou formats différents). Élimination des documents de support (réquisitions de diplômes, demandes de copies, de traductions, d'authentification et autres).
[  ] = Supports --->a = papier b = microfilm c = informatique d = audiovisuel e = divers supports

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Mise à jour : 2002-03-14

 

Liste des règles par catégorie :

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Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois