CREPUQ, Sous-comité des archivistes

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05 - AFFAIRES ÉTUDIANTES / ADMISSION, INSCRIPTION, ÉVALUATION

05.09 Gestion des inscriptions - Fichier informatique

Fichier contenant des données utilisées pour assurer l'enregistrement et le contrôle des transactions liées au processus d'inscription des étudiants de l'établissement : informations sur les étudiants inscrits par session, les inscriptions par programme, les ententes interuniversitaires et autres.

exemplaire unité actif semi-actif inactif

principal [ c ] Unité responsable X¹ É²

N o t e s: ( É = Élimination C = Conservation )

¹ Conservation 3 ans après la dernière inscription de l'étudiant. Les fichiers qui ne sont constitués qu'à des fins ponctuelles de contrôle des inscriptions pour une session donnée (par exemple, le fichier des étudiants non inscrits mais dont le dossier demeure ouvert) peuvent être éliminés après la fin de la session concernée.
² Élimination. La valeur de recherche est assurée par la conservation des documents suivants sur support papier : statistiques, études et rapports officiels sur la clientèle étudiante (voir la règle 05.04).

[ ] = Supports --->a = papier b = microfilm c = informatique d = audiovisuel e = divers supports

RÈGLE PRÉCÉDENTE | RÈGLE SUIVANTE

Mise à jour : 2002-03-14

05 - AFFAIRES ÉTUDIANTES / ADMISSION, INSCRIPTION, ÉVALUATION
05.09	Gestion des inscriptions - Fichier informatique
Fichier contenant des données utilisées pour assurer l'enregistrement et le contrôle des transactions liées au processus d'inscription des étudiants de l'établissement : informations sur les étudiants inscrits par session, les inscriptions par programme, les ententes interuniversitaires et autres.
exemplaire	unité	actif	semi-actif	inactif
principal [ c ]	Unité responsable	X¹		É²
N o t e s: ( É = Élimination C = Conservation ) ¹ Conservation 3 ans après la dernière inscription de l'étudiant. Les fichiers qui ne sont constitués qu'à des fins ponctuelles de contrôle des inscriptions pour une session donnée (par exemple, le fichier des étudiants non inscrits mais dont le dossier demeure ouvert) peuvent être éliminés après la fin de la session concernée. ² Élimination. La valeur de recherche est assurée par la conservation des documents suivants sur support papier : statistiques, études et rapports officiels sur la clientèle étudiante (voir la règle 05.04).
[ ] = Supports --->a = papier b = microfilm c = informatique d = audiovisuel e = divers supports
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