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03 - RESSOURCES FINANCIÈRES / GESTION SALARIALE
03.17 Gestion salariale 
Documents relatifs à l'administration de la paie des employés de l'établissement : feuillets fiscaux (T4, TP4), rapport périodique des heures de travail et des salaires payés, journal ou registre de paie, rapport de la banque de maladie, feuilles de temps, documents relatifs aux déductions salariales, à l'autorisation de prélèvements sur le salaire, à l'émission des relevés d'emploi et autres.
exemplaire unité actif semi-actif inactif
principal [ a ] Unité responsable 2 ans X1 É
secondaire [ a ] Autres unités concernées 2 ans   É
N o t e s :                                                                                ( É = Élimination C = Conservation )
 

1 Conservation 5 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou ont une incidence sur la paie d'un employé : autorisations de prélèvements, documents relatifs aux pensions alimentaires, aux avantages sociaux, exemptions spécifiques et autres.

Conservation 75 ans des documents pouvant être utilisés pour établir l'historique salarial d'un employé (aux fins de reconstitution des régimes de retraite ou pour toute autre opération impliquant un traitement rétroactif sur des données antérieures) : listes de déductions salariales, listes des relevés d'impôt, relevés de caisse-retraite, journal ou registre de paie, état cumulatif des salaires et des engagements, registre des gains par période (cumulatif) et autres (les documents dont les informations sont disponibles dans un rapport plus global, par exemple les feuillets fiscaux, peuvent être éliminés après 5 ans).

[  ] = Supports --->a = papier b = microfilm c = informatique d = audiovisuel e = divers supports

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Mise à jour : 2002-03-14

 

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Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois