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03 - RESSOURCES FINANCIÈRES / COMPTABILITÉ
03.14 Comptes à payer - Fichier informatique 
Fichier contenant des données utilisées pour assurer le suivi des demandes de paiement à compter de la saisie de la facture jusqu'au paiement de cette dernière, suivant le terme de paiement du fournisseur. Il permet également de conserver l'historique des factures payées ou annulées, d'émettre les chèques aux différents fournisseurs afin d'acquitter les factures reçues, d'émettre les chèques de bourses à des étudiants, de garder un dossier des fournisseurs ayant émis une facture aux comptes à payer, de consolider les bons de commande et les factures.
exemplaire unité actif semi-actif inactif
principal [ c ] Unité responsable X1 5 ans É2
N o t e s :                                                                                 ( É = Élimination C = Conservation )
 

1 Conservation 2 ans après le paiement final du compte.
2 Élimination. La valeur de recherche est assurée par la conservation des documents suivants sur support papier ou microfilm : grand livre général ou son équivalent, journal de caisse ou de trésorerie (encaissements et décaissements) et écritures de journal (journal général) (règle 03.08).

[  ] = Supports --->a = papier b = microfilm c = informatique d = audiovisuel e = divers supports

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Mise à jour : 2002-03-14

 

Liste des règles par catégorie :

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 04 - Ressources mobilières et immobilières | 05 - Affaires étudiantes | 06 - Services communautaires |
 07 - Enseignement | 08 - Recherche et création | 09 - Information et communications

 

Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois