CREPUQ, Sous-comité des archivistes

03 - RESSOURCES FINANCIÈRES / BUDGETS
03.06	Budget
Documents relatifs à la planification, au contrôle et au suivi des budgets de l'établissement et de ses différentes composantes (fonds de fonctionnement, fonds d'investissement, fonds de recherche, fonds spéciaux et fonds en fidéicommis), à la gestion du cadre budgétaire, aux règles budgétaires, aux prévisions et demandes budgétaires, aux plans budgétaires périodiques, aux budgets approuvés, aux plans de redressement ou d'équilibre budgétaire et autres.
exemplaire	unité	actif	semi-actif	inactif
principal [ a ]	Unité responsable	X¹	5 ans	C²
secondaire [ a ]	Autres unités concernées	2 ans		É
N o t e s : ( É = Élimination C = Conservation ) ¹ Conservation 2 ans (considérant le volume de documents, la production des rapports budgétaires sur microfilm est recommandée). ² Tri aux archives historiques : conservation des plans budgétaires, des plans quinquennaux d'investissement, de la version officielle des budgets approuvés, de l'état global des dépenses à la fin de l'année budgétaire et des relevés budgétaires détaillés (si un rapport cumulatif existe, seul le dernier relevé de l'année financière est à conserver). Élimination des documents de support à la préparation et au suivi des budgets : documents d'élaboration, prévisions, calculs, demandes et modifications budgétaires, rapports budgétaires sommaires, rapports et relevés budgétaires périodiques (bilans, états sommaires des revenus et dépenses, état des surplus et déficits, analyse des écarts, sommaire des virements et budgets additionnels, rapport de dépenses d'investissement) et autres.
[ ] = Supports --->a = papier b = microfilm c = informatique d = audiovisuel e = divers supports
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Mise à jour : 2002-03-14