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03 - RESSOURCES FINANCIÈRES / FINANCEMENT
03.03 Campagne de souscription 
Documents relatifs à l'organisation et au fonctionnement des campagnes de souscription organisées par l'établissement : recrutement des solliciteurs, registre des donateurs, rapports financiers, documents comptables afférents aux donations (listes des reçus de charité, listes des prélèvements bancaires, listes des déductions sur paies et autres).
exemplaire unité actif semi-actif inactif
principal [ a ] Unité responsable X1 5 ans C2
secondaire [ a ] Autres unités concernées X3   É

N o t e s :                                                                                ( É = Élimination C = Conservation )

1 Conservation 2 ans après le dernier don enregistré ou aussi longtemps que les documents peuvent être utilisés dans le cadre d'une campagne de souscription subséquente (par exemple, selon la périodicité des anniversaires de promotion).
2 Tri aux archives historiques : conservation des documents récapitulatifs témoignant de l'organisation et du fonctionnement des campagnes de souscription, des rapports illustrant les résultats obtenus et des registres de donateurs. Élimination des documents de support : recrutement des solliciteurs, listes et rapports comptables et autres.
3 Conservation jusqu'à la fin de la campagne de souscription.

[  ] = Supports --->a = papier b = microfilm c = informatique d = audiovisuel e = divers supports

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Mise à jour : 2002-03-14

 

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Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois