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03 - RESSOURCES FINANCIÈRES / FINANCEMENT
03.02 Campagne de souscription - Fichier informatique 
Fichier contenant des données utilisées pour assurer la gestion des campagnes de souscription de l'établissement : donateurs, solliciteurs, dons, souscriptions, transactions comptables et autres.
exemplaire unité actif semi-actif inactif
principal [ c ] Unité responsable X1 5 ans É2
N o t e s :                                                                                 ( É = Élimination C = Conservation )

1. Conservation 2 ans après le dernier don enregistré ou aussi longtemps que les données peuvent être utilisées dans le cadre d'une campagne de souscription subséquente (par exemple, selon la périodicité des anniversaires de promotion).
2. Élimination. La valeur de recherche est assurée par la conservation des documents suivants sur support papier : documents témoignant de l'organisation et du fonctionnement des campagnes de souscription, rapport illustrant les résultats obtenus et registres de donateurs (voir la règle 03.03)
[  ] = Supports --->a = papier b = microfilm c = informatique d = audiovisuel e = divers supports

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Mise à jour : 2002-03-14

 

Liste des règles par catégorie :

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Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois