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02 - RESSOURCES HUMAINES / DOSSIER DU PERSONNEL
02.10 Dossier de l'employé : personnel cadre, administratif et de soutien 
Dossier nominatif qui regroupe les documents permettant de suivre la carrière du personnel cadre, administratif et de soutien de l'établissement : offre de service, curriculum vitae, contrat d'engagement, certificat de naissance, attestations de diplômes et d'expérience, description de fonctions, évolution du salaire et des avantages sociaux, activités de perfectionnement, évaluations, promotions, correspondance (embauche, évolution, départ, démission et autres).
exemplaire unité actif semi-actif inactif
principal   [ a ] Unité responsable X1 X2 C3
secondaire [ a ] Autres unités concernées X4   É
N o t e s :                                                                                 ( É = Élimination   C = Conservation )
 

1 Conservation 2 ans après le départ de l'employé.
2 Conservation jusqu'au 100e anniversaire de naissance de l'employé (le transfert des documents sur microfilm est recommandé). Les dossiers d'employés occasionnels qui ne participent pas aux programmes d'avantages sociaux de l'établissement (assurances, retraite et autres) sont conservés 5 ans puis éliminés.
3 Tri aux archives historiques : conservation des dossiers des cadres supérieurs et dans le cas du personnel administratif et de soutien, conservation des dossiers d'employés nés aux années 01 de chaque décennie.
4 Conservation 1 an après le départ de l'employé.

[  ] = Supports --->a = papier   b = microfilm   c = informatique   d = audiovisuel   e = divers supports

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Mise à jour : 2002-03-14

 

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Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois