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01 - ADMINISTRATION / AFFAIRES JURIDIQUES
01.53 Contrat majeur
Documents légaux confirmant une entente majeure entre l'établissement et une personne physique ou morale, relativement à l'achat d'un immeuble ou d'un terrain, la construction d'un édifice et autres dossiers de même importance : contrat, entente ou convention, titre de propriété, acte de vente et d'achat, servitude, certificat de localisation, bail, soumission, études et devis préliminaires, plans, cahier des charges, correspondance, documents relatifs aux indemnités pour expropriations et tout document afférent à un contrat majeur.
exemplaire unité actif semi-actif inactif
principal    [ a ] Unité responsable X1 X2 C3
secondaire [ a ] Autres unités concernées X1   É
N o t e s :                                                                                                            ( É = Élimination   C = Conservation )
 

1 Conservation jusqu'à la fin du contrat (fin des travaux de construction, enregistrement du transfert de propriété d'édifice ou de terrain et autres).
2 Conservation 10 ans après la fin de la période du contrat.
3 Tri aux archives historiques : conservation des documents officiels reliés aux contrats majeurs. Élimination des documents de support (versions préliminaires, notes de travail, documents de transmission et autres).

[  ] = Supports --->a = papier   b = microfilm   c = informatique   d = audiovisuel   e = divers supports

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Mise à jour : 2002-03-14

 

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Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois