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01 - Administration / GESTION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
01.31 Gestion des documents administratifs - Fichier informatique 
Fichier renfermant des données utilisées pour assurer la gestion des documents administratifs de l'établissement et de ses composantes : classification des documents, gestion des documents essentiels, procès-verbaux, formulaires et documents semi-actifs, gestion des règles de conservation, inventaire des documents microfilmés ou numérisés, contrôle de l'élimination des documents et autres.
exemplaire unité actif semi-actif inactif
principal    [ c ] Unité responsable X1   C2

N o t e s :                                                                                                            ( É = Élimination   C = Conservation )

1 Conservation aussi longtemps que le système existe (les données sont habituellement mises à jour régulièrement).
2 Tri aux archives historiques : conservation des fichiers utilisés pour le repérage de l'information contenue dans les documents destinés à être conservés aux archives historiques (procès-verbaux, résolutions, archives microfilmées ou numérisées, règles de conservation périmées). Les fichiers qui ne pourront être conservés sur support informatique devront faire l'objet d'une sortie sur papier ou sur microfilm. Élimination des données inactives des autres fichiers de gestion.

[  ] = Supports --->a = papier   b = microfilm   c = informatique   d = audiovisuel   e = divers supports

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Mise à jour : 2003-03-19

 

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Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois