Documents créés dans le but d'assurer le bon déroulement des réunions des différentes instances, conseils, comités ou groupes de travail de l'établissement (organisation, discussions, délibérations, suivi des décisions) : calendrier des réunions, avis de convocation, ordre du jour, procès-verbal, état de la question, document discuté, adopté ou déposé pour information, résolutions, documentation nécessaire à la préparation des réunions, à la rédaction du procès-verbal et aux demandes de correction.

¹ Conservation 1 an après l'adoption du procès-verbal.
² Tri aux archives historiques : conservation des procès-verbaux et documents afférents des instances et comités de l'établissement ainsi que des copies officielles des résolutions. Élimination des documents liés à la préparation des réunions (projets d'ordre du jour, avis de convocation et autres). Élimination des documents liés aux comités et groupes de travail qui sont ad hoc et non statutaires et dont la trace des principales activités et réalisations se retrouve dans les procès-verbaux, documents afférents ou autres documents ou dossiers d'une instance supérieure.

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Mise à jour : 2002-03-14

Liste des règles par catégorie :

01 - Administration | 02 - Ressources humaines | 03 - Ressources financières |
04 - Ressources mobilières et immobilières | 05 - Affaires étudiantes | 06 - Services communautaires |
07 - Enseignement | 08 - Recherche et création | 09 - Information et communications

Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois