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01 - Administration / Administration - Généralités

01.01

Document définitif - Fichier informatique

Fichier de documents qui, une fois leur version finale réalisée, ne font pas l'objet de révision ou de mise à jour périodique : rapports, études, procès-verbaux de réunions, correspondance et autres (cette règle s'applique uniquement pour les fichiers dont le sujet ne fait pas l'objet de règle de conservation spécifique).

exemplaire unité actif semi-actif inactif
principal   [ c ] Unité responsable X1   É2
secondaire [ c ] Autres unités concernées X3   É
N o t e s :                                                                                ( É = Élimination   C = Conservation )

1 Conservation 1 an après la création du document ou jusqu'à la réutilisation du fichier comme canevas pour la rédaction de documents de même nature.
2 Élimination. La valeur de recherche est assurée par la conservation des documents importants sur papier aux archives historiques (s'il n'y a pas de copie papier, le document sur support informatique devra faire l'objet d'une sortie sur papier ou sur microforme).
3 Conservation 1 mois après la réception du document.
[  ] = Supports --->a = papier   b = microfilm   c = informatique   d = audiovisuel   e = divers supports

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Mise à jour : 2002-03-14

 

Liste des règles par catégorie :

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Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois