1 Présentation générale
1.1 Caractéristiques générales
- Interface web dans un environnement client-serveur
- fonctionnement en réseau
- multi-usagers
- doit gérer tout type de supports (papier, informatique, autres)
- gère tout le cycle de vie des documents
- sécurité compatible avec celle déjà en place dans les établissements
- version bilingue
1.2 Clientèles visées
- les employés
- les archivistes
- les chercheurs
- les gestionnaires du système
2 Fonctions archivistiques
2.1 Descriptif
2.1.1 Descriptif de base
Descriptions qui sont communes à l'ensemble des unités de description,
par exemple une zone de titre, une zone de notes, etc.
2.1.2 Descriptif particulier pour une unité de description
- fonds
- séries
- sous-séries
- dossiers
- documents
- éléments (partie d'un document)
- audiovisuel
- procès-verbaux
- contrats
- archives imprimées
- gestion des documents numériques
- intégration du courrier électronique et des documents attachés
- gestion des versions des fichiers informatiques
- format, application
- localisation
- documentation éditée (centre de documentation)
2.2 Repérage
2.2.1 Repérage de base
2.2.2 Repérage particulier
2.2.2.1 Lié à l'état
- actifs et semi-actifs
- mots-clés
- vocabulaire libre
- historiques
- identificateurs
- vocabulaire contrôlé (thésaurus)
2.2.2.2 Lié à l'unité de description
voir 2.1.2
2.3 Classification
- définition d'un plan de classification
- lien avec le calendrier de conservation
- possibilité d'utiliser des classifications différentes
- possibilité de gérer des sous-séries avec des cotes semblables mais des appellations différentes
- indexation par descripteurs ou possibilité de représentation du plan selon l'ordre alphabétique des sujets
- possibilité de représentation du plan de classification en arborescence selon les codes numériques
2.4 Calendrier
- saisie des règles
- mise à jour ou élimination des règles de conservation
- application des règles manuelle ou automatique
- gestion des délais ouverts
- lien optionnel avec la cote de classification
- indexation par descripteurs
- signalement automatique du cycle de vie (calcul des dates d'échéances) suggestion non obligatoire
- gestion du suivi de l'élaboration et des modifications selon les étapes d'approbation par les instances autorisées
2.5 Traitement : type et date
- gestion des éliminations sur tout support
- actifs
- semi-actifs
- inactifs
- transferts des documents
- opérations liées au traitement
- des microfilms
- des procès-verbaux
- etc.
2.6 Localisation
Gestion des espaces et de la localisation
- gestion de la localisation (documents, dossiers contenants)
- gestion des magasins (ex. identification des espaces disponibles)
2.6.1 À l'état actif
- poste de classement
- serveurs de fichiers
- unités d'entreposage particulières
2.6.2 Aux états semi-actif et historique
- contenant
- emplacements
- magasins
- supports particuliers
2.6 Acquisitions
- gestion des acquisitions et des versements
- gestion des donateurs
2.8 Emprunts de documents
- aux différents états
- actifs
- semi-actifs
- historiques
- gestion des emprunteurs
2.9 Producteurs/utilisateurs
Gestion des informations sur les unités produisant les documents
3 Fonctionnalités générales du système
- possibilité de création de nouvelles tables
- indexation (métadonnées et données)
- indexation automatique
- métadonnées
- plein texte des documents
- répertoires / sous-répertoires
- indexation manuelle
- descripteurs (vocabulaire contrôlé)
- identificateurs
- création et mise à jour des index (délai)
- métadonnées
- champs prédéfinis
- attributs système (automatiques)
- longueur des champs
- champs à valeur multiple
- champs obligatoires
- possibilité de modifier
- possibilité de définir des champs personnalisés
- création de listes d'autorité
- affichage automatique des métadonnées au moment de la saisie
- système d'héritage (les documents héritent des métadonnées d'un dossier)
- thésaurus
- fonctionnalités de recherche
- recherche dans l'ensemble des données
- plusieurs fichiers / types de documents
- métadonnées
- plein texte des documents
- dossiers / sous-dossiers
- listes d'autorité
- plusieurs bases de données / dépôts
- possibilité de consulter la structure définie
- recherche dans les différents index
- utilisation des opérateurs booléens (ET, OU, SAUF)
- utilisation des opérateurs <, >, =, <>
- utilisation des opérateurs de proximité
- utilisation des opérateurs d'adjacence
- utilisation de la troncature
- affichage de l'historique des recherches
- sauvegarde des recherches
- sauvegarde des résultats de recherche
- dictionnaire des mots rejetés (anti-dictionnaire)
- affichage des résultats en fonction du nombre d'occurrences (pertinence)
- visualisation des résultats de recherche
- tous les champs
- possibilité de définir le mode d'affichage (choix de champs)
- impression des résultats de recherche
-tous les résultats de recherche
- sélection de résultats de recherche
- saisie de l'information
- facilité des commandes
- masque de saisie
- canevas
- mise à jour de l'information
- possibilité de modifier un à un les documents / dossiers
- possibilité de modifier en lot les documents / dossiers repérés
- possibilité de supprimer un à un les documents / dossiers
- possibilité de supprimer en lot les documents / dossiers repérés
-
mise à jour automatique des données relatives (métadonnées, droits
d'accès, à) aux documents / dossiers lorsque sont modifiées les listes
d'autorité [modèle relationnel]
- mise à jour automatique des données relatives (métadonnées, droits d'accès, à) aux documents lorsque sont modifiés les dossiers
- mise à jour des fichiers / enregistrements en direct ou en différé (modifications en lots)
- gestion des versions
- préservation des données descriptives
- de l'actif au semi-actif
- de l'actif à l'inactif
- du semi-actif à l'inactif
- rapports
- rapports prédéfinis (liste des rapports)
- création de nouveaux rapports
- production de statistiques
- étiquettes
- étiquettes prédéfinies
- création d'étiquettes
- contrôle des accès
- identification de l'usager obligatoire
- mot de passe de l'usager obligatoire
- restrictions d'accès en fonction de l'usager (profils d'utilisateurs)
- par champ
- pour la consultation des données
- pour la modification des données
- gestion de groupes d'usagers
- intégration avec les structures d'identification LDAP
- lien entre les documents
- documents à l'intérieur du dépôt (notes, pièces jointes, à)
- document à l'extérieur du dépôt (intranet, Internet, extranet)
- lien avec d'autres progiciels
- traitement de texte
- tableur
- gestionnaire de base de données
- gestionnaire de courrier électronique
- visualisation (Acrobat Reader, etc.)
- numérisation
- reconnaissance optique de caractères
- codes à barres
- Microsoft SharePoint Portal Server
- interface avec un catalogue de bibliothèque
- travail collaboratif (« workflow »)
- formulaires
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